تشکیل گروه
فصل بیستم کتاب راهنمای «انجمن جهانی حمایت از حیوانات» به تشکیل گروه اختصاص دارد.
برای استفادۀ مؤثرتر از کارايی گروه‌ها در سازمانتان، لازم است پويايی کار گروهی درک شود.
١ـ مقدمه
٢ـ تعريف
٣ـ گروه‌بندی مؤثر
الف) سبک اعضای گروه
ب) دوازده عامل مهم درگروه‌بندی (معروف به 12Cs)
ج) پويايی گروه
د) پنج مرحلۀ تکامل گروه
٤ـ موانع سر راه گروه‌های مؤثر
١ـ مقدمه
در فعاليت‌های حمايت از حيوانات کار گروهی بسيار رايج است ــ تاحدودی محدوديت در منابع و کارکنان، آنها را به سمت همکاری بين‌سازمانی و همکاری ميان بخش‌های ديگر سوق می‌دهد و تا حدودی هم به دليل آنکه جنبش به جای سلسله مراتبی، به سمت ذهنیت جمعی گرایش دارد. بر اساس اطلاعاتی که در زير خواهد آمد، کار گروهی بسیار مؤثرتر است تا اینکه به سادگی دور هم جمع شویم تا کاری مشترک انجام دهیم. برای استفادۀ مؤثرتر از کارایی گروه ها در سازمانتان، لازم است پویایی کار گروهی درک شود.
٢ـ تعريف
يک تعريف ساده، اما مؤثر از گروه این است: مجموعی از افراد که در راه هدفی مشترک با يکديگر همکاری می‌کنند.
واژه‌هايی که اغلب برای توصيف کار گروهی بکار می‌روند به قرار زير هستند:
- تماميت > مجموع
- تلاش مشترک
- همکاری
- گزارش دادن به يک رئيس
- داشتن يک هدف يا مأموريت.
برخی از اين عبارات، خصوصیات گروه‌های خوب هستند. به عنوان مثال «تماميت > مجموع» (تماميت بزرگتر از مجموع قسمت‌ها است) مشخصۀ گروهی است که به خوبی با هم همکاری می‌کنند ــ اما گروه‌هايی هستند که عملکرد جمعی‌شان، بر اساس توقعی که از کيفيت افراد می‌رود کمتر است.
عبارت «گزارش دادن به يک رئيس» می‌تواند گمراه کننده باشد. در يک ساختار تشکيلاتی که به خوبی طراحی شده، افرادی که به رئيس گزارش می‌دهند اغلب تیم تشکیل نمی دهند مگر این که پروژه خاص باشد. در واقع ساختارهای تیم اغلب با افراد متعلق به گروه های مختلف ـ که بیشتر از اعضای بخش های گوناگون تشکیل شده اند ـ در هم پيچيده است. معمولاً گروه‌ها به خاطر اثربخشی، از آرايش سلسله‌مراتبی رایج فاصله می‌گيرند.
٣ ـ گروه‌بندی مؤثر
گروه‌بندی روندی است که تیم را قادر می سازد تا به یک هدف مشترک برسند.
- مراحل روند گروه‌بندی شامل مشخص کردن هدف، شناسايی موانع و رفع آنها می باشد.
- کار گروهی می‌تواند از مهارت‌ها و استعدادهای متفاوت در درون گروه استفاده کند و آنها را شکوفا سازد.
- کار گروهی می‌تواند با نمايندگی مؤثراعضايش، آن را تقويت کند.
- شناخت مراحل مختلف رشد و شکوفايی گروه‌ها کمک بسيار زيادی خواهد بود.
- درک نقش‌های مختلف تیم و ارزش این تنوع هم می‌تواند کمک بزرگی باشد.
- کار گروهی می‌تواند اختلافات را حل کند يا چنانچه با ظرافت انجام شود، رابطۀ کاری قوی و قابل اعتمادی را به وجود آورد.
- ماهيت گروه‌بندی، بسته به اندازه و ابعاد گروه و اهداف می‌تواند متفاوت باشد.
| اندازه | چه چیزی تغيير کرده است | |
| فردی | ١ نفر | مهارت‌ها و قوۀ ادراک فردی |
| گروه کوچک | ٢ ــ ١٢ نفر | روابط ميان افراد |
| گروه داخلی | ٢ گروه يا بيشتر | روابط ميان گروه‌ها |
| سازمان | بيش از ١٥ نفر | فرهنگ سازمان |
تحقيقات نشان داده که تمام اعضاء می‌توانند به گونه‌ای مؤثر در يک گروه پنج يا هفت نفره مشارکت داشته باشند. چنانچه گروه بزرگتر شود مثلاً بين ١٠ تا ١٢ نفر، شاید بهتر باشد تا گروه را به واحد‌های کوچک‌تر تقسيم کرد.
اولين گام برای پرورش مهارت گروه‌بندی، شناسايی سبک کاری شخص شماست. بدون آگاهی از سبک کاریتان، ايجاد يک گروه مؤثر که نقاط قوت و ضعف شما را بیان کنند، مشکل خواهد بود. وقتی از سبک کاری خود آگاهی يافتيد، همانقدر مهم است به شناسايی سبک کاری (و نقاط قوت و ضعف منتج از آنها) در ميان ديگر اعضای گروه خود نیز بپردازيد(اغلب کارمندانتان).
الف) سبک اعضای گروه
مفیدترین و قابل دسترس‌ترين مدل نقش گروهی در سال 1981 توسط مره‌ديت بلبين به وجود آمد. این نقش‌های گروهی که طراحی شده بود تا موفقيت‌های احتمالی مدیریت گروه‌ها را تعريف و پيش‌بينی کنند، نشان می دهند که قوی‌ترين گروه‌ها دارای مجموعی از شخصيت‌ها و افراد مختلف بوده‌اند.
اين مدل برای بزرگنمایی بالقوه و دسته دسته کردن افراد مورد انتقاد قرار گرفته است. اما مادامی که خردمندانه از آن برای به دست آوردن بصیرت در مورد کار گروه و شناسايی نقاط قوت و ضعف گروه استفاده می شود، می‌تواند بسيار مفید باشد.
بر اساس بلبين:
نقش گروهی «تمايل به رفتار، مشارکت و روابط متقابل با ديگران به روشی خاص است».
سه نقش عمل گرا وجود دارد: شکل دهنده، اجراء کننده و کامل کننده/ پایان دهنده؛ سه نقش فرد محور وجود دارد: هماهنگ کننده، عضوتیم و بازرس منابع و همچنين سه نوع نقش فکری وجود دارد: تولید، ناظر/ ارزياب و متخصص. در جدول زير نه نقش گروهی جمع‌بندی شده است.
شرح دقيق اين نقش‌های گروهی، درشناخت پويايی هر تیم مدیریتی یا کاری، بسیار مهم است.
سبک‌های اعضای گروه
ب) دوازده عامل مهم در گروه‌بندی (معروف به 12Cs)
برای يک گروه‌بندی موفق که تیم های مؤثر و متمرکز ایجاد می‌کند، بايد به هر یک از عوامل زير توجه شود:
توقعات روشن: آيا مدير توقعاتش را برای عملکرد گروهی و نتايج مورد انتظار، به روشنی بیان کرده است؟ آيا اعضای تیم می‌دانند که این گروه برای چه منظوری تشکيل شده است؟ آيا سازمان نشان می دهد که با استفاده از منابع مردم، وقت و پول، در حمایت از تیم ثابت قدم است؟
بستر کلی: آيا اعضای گروه می‌دانند چرا در گروه هستند؟ آيا می‌دانند استراتژی استفاده از گروه، چگونه به سازمان کمک می‌کند تا به اهدافش برسد؟ آيا گروه می‌داند کجا فعاليتش با بستر کلی اهداف، اصول، چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان هماهنگی پیدا می کند؟
تعهد: آيا اعضای گروه می‌خواهند با گروه مشارکت داشته باشند؟ آيا آنها مأموریت گروه را مهم می‌دانند؟ آيا آنها مقيد به انجام مأموريت و نتایج مورد انتظار هستند؟ آيا اعضای گروه از فرصت های تیم هیجان زده می شوند و به چالش کشیده می شوند؟
صلاحيت: آيا گروه احساس می‌کند که افراد مناسبی را در اختيار دارد؟ آیا گروه فکر می کند اعضایش از دانش و مهارت و قابليت‌های لازم برخوردار هست تا به معضلاتی بپردازد که اصولا ًبرای حل آنها گروه تشکيل شده؟ يا گروه گمان می‌کند که منابع، استراتژی‌ها و حمايت لازم برای انجام مأموريتش را دارد؟
توصيف منشورـ هدف: آيا این گروه، اهداف، نتایج و مشارکت های پیش بینی شده و جدول زمانیش را تعريف و بیان کرده است؟ و چگونه نتایج کار خود و همچنین روندی که تیم برای انجام وظایفش دنبال کرده، را ارزیابی خواهد کرد؟ آيا مديريت ازنظرات گروه استقبال می‌کند؟
کنترل: آيا گروه آزادی و قدرت کافی برای حس مشارکت لازم در به انجام رساندن اهداف را دارد؟ در عین حال آيا اعضای گروه، حد و مرزشان را درست می شناسند؟ آيا سازمان اختيارات گروه را تعيين کرده، تا پیشنهادات خود را اعلام کند و طرحش را اجرا کند؟ آيا يک روند بازبينی تعريف شده‌ای وجود دارد؟
مشارکت: آيا این تیم، گروه و روند کار گروهی را درک می کند؟ آيا اعضاء، درکی از مراحل پيشرفت گروه دارند؟ آيا آنها بطور مؤثر و با همکاری متقابل کار می‌کنند؟ آيا همگی از نقش‌ها و وظايف اطلاع دارند؟
ارتباطات: آيا اعضای گروه در مورد اولويت وظايفشان توجیه هستند؟ آيا روش معینی برای گروه ها وجود دارد تا در مورد عملکردشان بازخورد صادقانه دريافت کنند؟ آيا اعضای گروه بگونه‌ای شفاف و صادقانه با هم گفتگو می کنند؟ آيا اعضای تیم نظرات متنوع مطرح می کنند؟ آيا مناقشاتِ ضروری، مطرح و برطرف می گردند؟
ابتکار خلاقانه: آيا سازمان واقعاً علاقمند به تغيير می‌باشد؟ آيا به تفکر خلاقانه، راه حل‌های منحصر به فرد و ايده‌های جديد ارج می‌نهد؟ آيا سازمان به کسانی که برای ايجاد اصلاحات، خطرات معقول را به جان می خرند، پاداش می‌دهد؟ آيا آموزش‌های لازم، توسعه و … را ارائه می دهد؟
عواقب: آيا اعضای تیم برای دستیابی به اهداف گروه، احساس مسئوليت و پاسخگوئی می‌کنند؟ وقتی گروه ها به موفقيتی دست می‌يابند، آیا مورد تشخیص و قدردانی قرار می‌گيرند؟ آيا ریسک پذیری در حد معقول، قابل تکریم و تشويق هست؟ آيا همکاران می‌توانند تأثیر کار خود را در موفقیت فزایندۀ سازمان ببينند؟
هماهنگی: آيا گروه ها، بوسیلۀ یک تیم رهبری مرکزی ــ که نيازهای گروه‌ها را برای پيشرفت برآورده می کند ــ هماهنگ می شوند؟ آيا اولويت‌ها و تخصیص منابع در میان بخش‌ها، برنامه‌ريزی شده است؟
تغيير فرهنگی: آيا سازمان به اين امر واقف است که سازمانی مبتنی برکار گروهی، همکاری، توانمندسازی و سازماندهی در آينده، با سازمانی که ممکن است در حال حاضر سنتی و سلسله‌مراتبی باشد، متفاوت است؟ آيا سازمان می‌داند که هر چه بيشتر شرايط را برای حمايت از گروه‌ها مساعد کند، حاصل بيشتری از کار گروه‌ها دريافت می‌کند؟
ج) پويايی گروه
يک گروه برای مؤثر بودن، نه تنها نيازمند است به انجام وظایف محول بپردازد، بلکه می بایست در حفظ مناسبات اجتماعی درميان گروه نیز بکوشد و اطمينان حاصل کند که به نيازهای فردی پاسخ داده می شود.
اين ارتباط اغلب اين گونه ترسیم می شود :
گروه‌های مؤثر، بايد هم به عملکرد وظیفه و هم به عملکرد حفاظت بپردازند.
عملکردهای رایج وظیفه:
- پيشنهاد و شروع ــ پيشنهاد ایده ها، روش های عملی که مربوط به کار هستند.
- ساختن ــ تکمیل پيشنهادهای ديگران
- تشخیص ــ تحليل خطاها، يا آنچه که شرايط جاری را سبب شده
- دادن و يافتن اطلاعات
- ارزيابی ــ ارزيابی شایستگی پيشنهادات و نتایج خاص
- تصميم‌گيری
عملکردهای رایج حفاظت
- کنترل و محدودسازی ــ مشارکت دادن ديگران در مذاکره و در صورت لزوم کنترل و خاتمه دادن به آن
- تشويق ــ رفتار دوستانه، پشتیبان و پاسخگو بودن
- حل اختلاف ــ آمادگی برای اذعان ومقابله باتضادها
- دادن بازخورد مثبت
- کنترل احساسات ــ شناخت و تصدیق احساسات افراد
- مراقبت از نيازهای جسمی ــ مثل رفع خستگی، ساعت تنفس، فضا و نور
د) پنج مرحلۀ تکامل گروه
گروه‌ها، مثل افراد به بلوغ می‌رسند و تکامل می‌يابند. تحقيقات نشان داده‌اند که گروه‌ها از چندین مرحلۀ مشترک تکامل عبور می‌کنند. اثربخشی گروه بستگی به توانايی رويارويی با مشکلاتی دارد که در هر مرحله پدیدار می شوند.
رایج ترین مدل مرحله ای که اين موضوع را توضیح می دهد، به قرار زير است:
شکل گیری ــ مؤدب، اما بی اعتماد. اعضاء بيگانه تلقی می‌شوند و با آنها اداری برخورد می شود.
پیشروی ــ امتحان کردن ديگران. اعضاء شروع به بیان احساسات خویش می کنند اما احتمالاً هنوز هم خود را غریبه احساس می‌کنند، تا بخشی از گروه.
معیار ــ برای ارزيابی بقیه. افراد، مفهوم بخشی از گروه بودن را احساس می کنند و متوجه می شوند که اگر نقطه نظرات ديگر را بپذيرند، می‌توانند از عهدۀ کار برآيند.
انجام کار ــ انعطاف‌پذيری ناشی از اعتماد. این تیم در فضای باز و قابل اعتمادی کار می کند که در آن انعطاف‌پذيری عاملی مهم است و سلسله‌مراتبی از اهميت کمتری برخوردار است.
فاز پايانی ــ مرحلۀ نهايی، فاز پايانی شامل خاتمه دادن به رفتارهای وظيفه‌ای و آزاد ساختن خود از وابستگی ها است. يک فرجام برنامه‌ريزی شده معمولاً شامل شناخت مشارکت و موفقيت، و فرصتی برای وداع شخصی اعضاء است.
ممکن است گروه، اهداف و مقاصد واضحی را به اشتراک نگذارد بنابراین تعیین اهداف خاص مهم خواهند بود. گروه اغلب با معضلاتی مواجه می‌شود که از اثربخشی گروه و مخصوصاً از توانايی‌اش در تصميم‌گيری می‌کاهند:
- مبادلات زمانی در تصميم‌گيری (تصميم‌گيری گروه می‌تواند وقت کار مستقيم بر روی پروژه را تلف کند.)
- اِعمال فشار برای انطباق
- احتمال بالا گرفتن اختلاف در مورد تصميم‌گيری
- اضطراب گروهی ــ نگرانی در مورد واکنش‌های اعضای گروه‌های ديگر
- احتمال برنامه‌های پنهان و نقاط کور.
بدون آموزش گروهی کافی و آماده‌سازی، محتمل به نظر نمی‌رسد که گروه‌ها بطور مؤثر کارايی داشته باشند و تکامل يابند و افق‌های مشترک را متحقق کنند.
٤ـ موانع سر راه گروه‌های مؤثر
کاتزِنباخ و اسميت (١٩٩٣) الزامات زير را برای تشکيل گروه‌های مؤثر بر می‌شمارند:
- گروه‌ها بايد از نظر تعداد اعضاء، نسبتاً کوچک باشند.
- اعضاء بايد به میزان کافی از مهارت‌های تکمیلی برخوردار باشند.
- گروه بايد هدف واقعاً معناداری داشته باشد.
- يک گروه بايد هدف يا اهداف معينی را دنبال کند.
- گروه و اعضای آن بايد موضع روشنی را درقبال کار گروه اتخاذ کنند.
- اعضاء بايد حس مسئولیت پذیری متقابل داشته باشند.
بدون رهبری گروهی، (برخلاف رهبری سنتی از بالا به پايين) گروه‌ها کارايی نخواهند داشت. يک مانع احتمالی ديگر مقاومت فردی بر سر راه کار گروهی است.
