ادارۀ پروژه

فصل چهاردهم کتاب راهنمای «انجمن جهانی حمایت از حیوانات» به ادارۀ پروژه اختصاص دارد.

مرحلۀ مهم مدیریت پروژه، ارزیابی است. اگر سازمان بخواهد دائماً عملکرد خود را بهبود بخشد و از تکرار اشتباهات گذشته خودداری کند، ارزیابی بسیار حیاتی است.

١ ـ مقدمه

٢ ـ مدیریت پروژه: بنيان‌ها

٣ ـ کارهای برنامه‌ريزی پروژه

٤ ـ چرخۀ برنامه‌ريزی

٥ ـ تخمین زمانی دقیق

٦ ـ ساير ملاحظات متناسب با ابعاد پروژه

٧ ـ ارزیابی

١ ـ مقدمه

برخی از مجامع حمايت ازحيوانات، پروژه‌های عظيمی را با استفاده از منابع فراوان اداره می‌کنند. اما معدودی از آنها روش‌های حرفه‌ای را برای مدیریت پروژه‌‌های خود بکار می گیرند. شاید اينها در ارزیابی و بازخورد ضعیف هستند و به همين دليل اشتباهات و قصوراتشان تکرار می‌شود. اين امر می‌تواند به معنای هدر دادن منابع باارزش باشد. مخصوصاً دارايی‌ها و کمک های مالی که به سختی بدست آمده اند و از همه مهم تر، از دست دادن حمايت مردمی می باشد. همچنین می تواند در راه رسيدن به موفقيت، موانعی پیش پای آنها بگذارد و موجب استرس و سرخوردگی شود. اتخاذ شيوه‌های مناسب برای ادارۀ پروژه‌ها می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا از بروز چنين مشکلاتی جلوگيری شود.

٢ ـ مدیریت پروژه: بنيان‌ها

يک پروژه فعالیتی است که دارای مشخصات زیر باشد:

• وظيفۀ خاصی را به عهده بگيرد.
• هدفش معین باشد.
• دارای بازه زمانی مشخصی باشد.
• يک بودجۀ معين داشته باشد.

هر پروژه‌ای می‌بايست به موارد زير توجه داشته باشد:

•   وقت‌شناسی
• هدف مشخص
• بودجه

تحليل پروژه: قبل از شروع کار روی یک پروژه، باید تجزیه و تحليل کاملی انجام داد و موارد زير را مد نظر داشت:

• نقش مدير پروژه و مسئوليت هايش
• منافع ذینفعان
• اهداف کوتاه‌مدت پروژه
• گزينه‌ها
• تحيل خطرها

٣ ـ کارهای برنامه‌ريزی پروژه

مدير پروژه ملزم است کارهای برنامه ریزی زیر را انجام دهد:

• تدوين اهداف مشخص برای پروژه
• مشخص کردن مرزهای پروژه ـ که به آن محدودۀ پروژه گفته می شود ـ با نشان دادن آنچه که در پروژه گنجانده شده و آنچه که گنجانده نشده.

• عضوگيری و تشکيل گروه
• توافق بر سر چگونگی کار اعضاء با هم
• ارزيابی کار در کليت
• تعيين مسئوليت و وظايف اعضاء
• ارزيابی خطرات و احتمالات
• ارزيابی پيامدهای احتمالی برای ديگر بخش ها و دست اندرکاران و مشاوره و مشارکت دادن آنها
• ارزيابی منابع پروژه
• تدوين استراتژی جمع‌آوری کمک مالی، حتی‌الامکان توسط متخصصان این کار
• تدوين جدول زمانی پروژه
• تقسيم پروژه به اجزای کوچکتر قابل مدیریت: پروژه‌های کوچکتر
• توافق بر سر بودجۀ پروژه
• تدوين ونگارش يک برنامۀ نهايی برای پروژه

در اینجا خلاصۀ کوتاهی از چند برنامه‌ريزی اصلی پروژه را مشاهده می کنید. هدف، ارائۀ يک ايدۀ کلی از چند فعاليت گوناگون مربوطه است، اما لازم است به آنها همچون يک نقطۀ شروع نگاه کرد.

تعيين اهداف مشخص برای پروژه: تعیین اهداف مشخص پروژه بسیار مهم است و باید اطمينان حاصل گردد که اينها دربر دارندۀ نهايت پيشرفت ممکن بسوی اهداف اولويت‌ دار هستند، همانطور که در استراتژی سازمانی توافق شده است.

اهداف خود را به گونه‌ای تنظیم کنيد که قابل دستيابی باشند، نه فعالیت محور. مثلاً شما می‌توانيد برای عضوگيری تعدادی از فعالين تلاش کنيد. اين فعاليتی است به منظور رسيدن به هدف. ولی اگر برای جذب فعالين جديد چندتا غرفه بزنید، آنگاه هدفتان فعاليت محور خواهد بود.

تعيين محدودۀ پروژه: تعيين محدوده چند کار انجام می دهد:

• جايگاه پروژه را در یک بستر بزرگتر مشخص می‌نمايد.
• مهم‌ترين فعاليت‌های پروژه را توصيف می‌کند.
• با تعيين محدوده‌های معينی برای پروژه، فعاليت‌هايی را که پروژه بايد و نبايد انجام دهد، توصيف می‌کند.

تعيين محدودۀ پروژه، شامل تعریف و شرح مفصلی است از آنچه که توسط پروژه و نتایج  مورد نظر به دست می آید و نام، هدف پروژه، نام مدير پروژه، و در صورت امکان بیانیۀ پشتیبانی و تأییدیه از طرف حامی را مشخص می کند.

تعيين محدودۀ پروژه شامل موارد زیر است:

• مشخص کنيد که چه انتظاراتی از پروژه می‌رود و معيارهای لازم برای ارزيابی نتايج را مشخص کنيد. اين امر بسیار مهم است زیرا الگويی ارائه می دهد که می توان پيشرفت‌ها را مورد ارزيابی قرار داد. اين ارزيابی به چند دليل خیلی اهمیت دارد: امکانی بدست می‌دهد تا از اشتباهات گذشته درس‌ بياموزيم و بازخورد‌های مفیدی را استخراج می کند که می‌توان به پشتيبانان مالی، اعضا و حاميان انتقال داد و مواردی که بايد اصلاح شوند، را مشخص می‌کند.
• توضيح می دهد که پروژه چطور به اهداف کلی که دراستراتژی سازمانی تعيين شده، کمک خواهد کرد.
• شيوه‌ها، وظايف، شرایط اساسی، اهداف پروژه و نتيجه(های) نهايی را به وضوح توضيح می دهد.
• تعيين محدوده‌های پروژه؛ چه چیزی در پروژه گنجانده شده و چه چیزی را شامل نمی‌شود.
• شناسایی تمامی ذینفعان، افراد يا گروهی ازمردم که در پروژه شرکت دارند، به اجرای پروژه علاقمند هستند يا توسط پروژه محدود می‌شوند.
• تعیین جهت کلی، توقعات و محدوديت هايی که تیم برای برنامه‌ريزی پروژه از آنها استفاده می کند.

عضوگيری و تشکيل گروه: مطمئن شويد که افراد مناسبی را در تیم، گرد هم آورده اید و برای انجام وظیفه از آموزش، توسعه و حمايت‌های لازم برخوردار هستند.

همچنین اطمینان حاصل نمایید کلیۀ دست اندرکاران اصلی، دارای نوعی نیابت هستند تا به اعضای تیم مشاوره بدهند.

تقسيم وظايف و مسئوليت‌ها: تقسیم مسئولیت ها را یادداشت کنید. محدودیت های تأیید بودجه و مسئول آن را مشخص کنيد. ویژگی اصلی فرد مسئول اين است که بتواند نشان دهد پولی که داده شده، در راستای اهداف‌ تعيين شده مصرف گردیده است. بدین منظور، يک سازمان بايد اطلاعات و سوابقی درست و به روز داشته باشد.

ارزيابی خطرات: اشتباهات احتمالی را بررسی کنيد و اقدامات پیشگیری کننده را برای جلوگيری از بروز مشکل، شناسایی کنيد و یکی از اعضای تیم را تعیین کنید تا مسئولیت هر گونه پیشگیری را برعهده گیرد.

برنامه‌ريزی منابع: منابع مورد نياز پروژه را شناسایی کنيد: پرسنل، پول، تجهيزات، لوازم، زمان، تسهيلات و غيره.

زمان‌بندی‌ها را با توجه به منابع موجود و قابل پیش بینی، تنظيم کنيد.

تدوين زمان‌بندی پروژه: مراحل، نقاط عطف و جدول زمانبندی نتایج پروژه را شناسایی کنيد. سپس تمام کارهايی که بايد انجام شوند تا پروژه به زمان‌ و اهداف اصلی برسد، را فهرست کنيد. تاریخ هایی که طی آن، پروژه به دستاوردهای بزرگی می رسد را به پشتيبانان مالی، هيئت امناء، حاميان، اهدا کنندگان و ديگر ذینفعان، اعلام کنید.

توسعۀ بودجۀ پروژه: مخارج آتی نتایج پروژه را محاسبه و مشخص کنيد. بودجۀ مصرفی را توسعه دهید؛ من جمله هزینه های پیش بینی شدۀ پروژه.

تدوين برنامۀ پروژه: اطلاعات جمع آوری شده در مراحل برنامه ریزی را، در قالب طرح یک پروژۀ رسمی جمع بندی کنيد و از حاميان مالی پروژه تأييدی رسمی بگيريد. در مورد رویه هایی که برای تغيير برنامه مورد استفاده قرار مي گيرند به توافق برسيد و آن را مکتوب کنيد.

برنامۀ پروژه بايد شامل موارد زير باشد:

• اهداف پروژه
• فعاليت ها
• تقسيم مسئوليت با توجه به بودجه و برنامۀ زمانی
• سایر بخش‌های درگير
• تحليل مخاطرات و برنامه‌ريزی احتمالی
• قابل سنجش بودن اهداف پروژه و تعيين مسئول برای هرهدفی
• تنظیم گزارش پیشرفت

٤ ـ چرخۀ برنامه‌ريزی

بهتر است به برنامه‌ريزی همچون يک چرخه نگریسته شود، نه يک مسير خطی مستقيم.

وقتی برنامه‌ای را تدوين کرديد، لازم است تا احتمال موفقيت آن را ارزيابی کنيد. ممکن است این ارزيابی بر پايۀ عوامل متعددی استوار باشد؛ از جمله مخارج و ميزان احتمال پيشرفت و تأثيرگذاری.

اين تحليل می‌تواند نشان دهد که برنامۀ شما ممکن است عواقب ناخواسته داشته باشد يا بسيار پرخرج باشد و يا اينکه اصلاً عملی نباشد.

در اين صورت شما بايد به عقب و مرحلۀ قبلی برگردید. انتخاب ديگر اين است که کاملاً آن برنامه را کنار بگذاريد؛ نتيجۀ فرایند برنامه‌ريزی شاید اين باشد: بهترین کار این است که هيچ اقدامی نشود!

در آخر، بد نيست اگر نگاهی به گذشته داشته باشيد و ببينيد چه چیزهايی را در هر مرحله آموخته‌ايد.

چرخۀ برنامه ریزی

٥ ـ تخمین زمانی دقیق

جدول «گانت» و «تحليل مسير بحرانی» به شما کمک می کنند تا کلیۀ کارهایی که باید به عنوان بخشی از یک پروژه انجام شوند، را برنامه ریزی کنید. این دو، هم برای تهیۀ جدول زمانی و هم برنامه ریزی منابع، نقشی اساسی را بازی می کنند و در طول مدیریت یک پروژه، این امکان را به شما می دهند که بر دستیابی به اهداف پروژه نظارت داشته باشید. همچنین کمکتان می کنند که ببینید در چه مواردی باید اقدامات اصلاحی انجام شود تا پروژه به مسیر درست خودش برگردد.

جدول «گانت» را می توان برای برآورد زمان در پروژه های کوچک و متوسط بکار برد. «تحلیل مسیر بحرانی» و «پرت» معمولاً برای پروژه های بزرگ و پیچیده مورد استفاده قرار می گیرند.

جدول «گانت»: جدولی خطی ـ زمانی است که فعاليت‌های پروژه را در مقابل يک تقويم ترسيم می‌کند.

مدت زمان انجام هر کار، بطور گرافيکی در مقياس زمانی مختلف ـ از ساعت تا سال ـ نشان داده می شود. نمودارها نشان دهندۀ کارها، منابع يا استفاده از منابع جهت انجام کارها می‌باشند مثلاً:

جدول «گانت»:

• به شما کمک می‌کند تا کارهایی را که بايد به انجام برسند، برنامه‌ريزی کنيد.
• زمينه‌ای برای برنامه ریزی، در صورت انجام این کارها به شما می دهد.
• امکانی بدست می‌دهد تا تخصیص منابع لازم برای تکميل پروژه را برنامه‌ريزی کنيد.
• به شما کمک می‌کند تا ارتباط متقابل ميان کارها را مدیریت کنيد.

جدول «گانت» معمولاً مدت زمان دقيق کارهای معين را نشان می‌دهد اما علاوه بر اين نشان دهندۀ موارد زير هم هست:

• ارتباط متقابل ميان کارها
• زمان برنامه‌ريزی شده و زمان واقعی تکميل کارها
• مخارج هر کار
• فرد يا افراد مسئول هر کار
• نقاط عطف پروژه

هنگام اجرای پروژه، جدول «گانت» برای نظارت بر پيشرفت کار، مفید است. شما می‌توانيد بلافاصله تشخيص دهيد چه کاری در يک مقطع زمانی خاص می‌بايست انجام شود، تا بتوانيد برای بازگرداندن پروژه به مسير درست خود اقدامات لازم را به عمل آوريد. اين امر می تواند برای اجرای موفق و مفید پروژه ضروری باشد.

«تحليل مسير بحرانی» و «تکنيک بازبينی و ارزيابی برنامه» Programme Evaluation and Review Technique(PERT) ابزارهاي نيرومندی هستند که در تنظيم جداول زمانی و ادارۀ پروژه‌های پيچيده شما را ياری می‌کنند. اين برنامه‌ها در دهۀ ١٩٥٠ بوجود آمدند تا بر پروژه‌های حمایتی بزرگ نظارت داشته باشند و از آن پس مرتباً مورد استفاده قرار گرفته‌اند.

برتری استفاده از تکنيک‌ «تحليل مسير بحرانی» نسبت به «جدول گانت» اين است که اولی، کارهایی را مشخص می کند که باید به موقع انجام شوند تا کل پروژه سر وقت تکميل شود و همچنين نشان می‌دهد در صورت نیاز به جابجایی منابع برای رسیدگی به کارهای از قلم افتاده، کدام وظايف می‌توانند برای مدتی معوق بمانند.

نقطه ضعف «تحليل مسير بحرانی» اين است که درپروژه های پیچیده رابطۀ کارها با زمان، به سرعت «جدول گانت» آشکار نمی‌شوند. درک اين مطلب برای کسی که با اين تکنيک آشنايی ندارد، می‌تواند مشکل باشد.

مزيت ديگر «تحليل مسير بحرانی» اين است که می‌تواند حداقل زمان لازم برای انجام يک پروژه را مشخص کند و موقعی که شما باید یک پروژۀ فوری را اجرا کنید،  به شما کمک می کند تا  بفهمید برای تکمیل کار در مدت زمان تعيين شده، کدام یک از مراحل کار را باید سرعت ببخشید. اين امر یاریتان می‌کند تا بتوانيد مخارج را به حداقل برسانيد و کماکان به اهداف مورد نظر خود دست يابيد.

«مسير بحرانی» ترتيب کارها يا رویدادهایی را نشان می دهد که مستقيماً بر اتمام يک پروژه تأثير می‌گذارند. آشنايی با اين برنامه، به مدیر پروژه اجازه می‌دهد تا با تمرکز بر کارهایی که مستقيماً در تکميل پروژه دخيل هستند، جدول زمانی را کوتاه‌تر کند يا حداقل بر آن کنترل داشته باشد.

«تحليل مسير بحرانی» روشی مؤثر و قدرتمند برای ارزیابی موارد زیر است:

• چه کارهایی بايد انجام شوند؟
• کجا می‌توان فعالیتی موازی انجام داد؟
• کوتاه‌ترين زمان برای اتمام يک پروژه
• منابع ضروری برای اجرای يک پروژه
• توالی فعاليت‌ها، برنامه ریزی و زمان‌بندی لازم
• اولويت‌های کار
• مؤثرترين راه برای کوتاه‌تر کردن زمان در پروژه‌های فوری

همچون جدول «گانت»، مدیران پروژه عملاً تمايل دارند برای ایجاد نمودارهای تحلیل مسیر، از برنامه های نرم افزاری مثل «مايکروسافت پروژه» استفاده کنند. زیرا نه تنها کار طراحی را برايشان آسان‌تر می‌کند، بلکه اصلاح برنامه ها را راحت ترکرده و تسهیلاتی برای نظارت بر پیشرفت طرح ها فراهم می‌کند.

PERT «تکنيک بازبينی و ارزيابی برنامه» نمونه‌ای تعديل يافته از برنامۀ «تحليل مسير بحرانی» است که نسبت به تخمین زمان برای هر مرحلۀ پروژه، کمی محتاط‌تر عمل می کند. برای استفاده از اين برنامه، کوتاهترین زمان ممکن برای هر فعالیت، محتمل ترین زمان، و چنانچه فعاليتی بيش از حد انتظار طول کشید طولانی‌ترين زمان را در نظر بگیرید.

٦ ـ سایرملاحظات متناسب با ابعاد پروژه

پروژه‌های بزرگ: اگر پروژه ای بزرگ مد نظر هست، انجام يک پروژۀ آزمايشی درمقیاسی کوچکتر می تواند مفید باشد تا کارايی و روش‌های آن در عمل امتحان شوند. اين کار به شما امکان می‌دهد قبل از شروع یک کار بزرگ ـ که زمان و منابع قابل توجهی می طلبد ـ يک ارزيابی اوليه بدست آوريد. چنين اقدامی همچنین:

• به شما امکان می‌دهد در همان مراحل اوليه، مشکلات عملی پيش‌بينی و برطرف شوند.
• نمونۀ عملی خوبی را فراهم می‌آورد تا نظر حمايت کنندگان مالی و ديگر دست اندر کاران را جلب کند.

پروژه‌های ساده با استفاده از جدول زمانی و طرح های عملی ساده، اغلب به بهترين شکل مدیریت می شوند. این طرح ها باید پس از تبادل نظر با کارکنان پروژه، آماده شوند و لازم است به اندازۀ کافی مجهز به ملاحظات کنترل کننده باشند تا بتوان  پيشرفت پروژه را نظارت کرده و هر گونه تدابير اصلاحی مناسب را اتخاذ کرد.

برنامه‌ريزی بايد انجام کارها را آسانتر کند، نه اينکه یک حجم کار غير ضروری ايجاد کند. بهترين گزينه برای این کار، معمولاً ساده ترین روش است.

٧ ـ ارزيابی

یکی از مراحل مهم در مدیریت پروژه، ارزيابی است. اين مهم تحقق نخواهد يافت، مگر اينکه از قبل اهدافی هوشمندانه (به ويژه اهداف قابل سنجش و زمان بندی شده) تدوين شوند. اگر سازمان بخواهد دائماً عملکرد خود را بهبود بخشد و از تکرار اشتباهات گذشته خودداری کند، ارزیابی بسیار حیاتی است. تحت هيچ شرايطی نبايد ارزیابی، يک کار غير ضروری قلمداد شود تا تقصيرها را بر گردن مشکلات پروژه بگذارد. ارزيابی بايد بعنوان يک ابزار سازمانی مهم تلقی شود که سازمان را در امر آموزش، سير تکامل و به حداکثر رساندن اثربخشی (و در نتیجه تحقق اهداف)، یاری می کند.

دلايل بسياری برای شکست يک پروژه وجود دارند از جمله:

• برنامه‌ريزی بد
• زمان بندی بسيار بلندپروازانه
• پيش‌بينی ناکافی خطرات احتمالی
• کنترل ضعیف بودجه
• اعلام نکردن تغيير/ تأخير
• عدم بکارگيری روش‌ها
• فقدان نظارت و کنترل مؤثر
• مدیر پروژه از قدرت کافی برخوردار نباشد.
• حدود مسئوليت‌ها و اختيارات گروه مشخص نباشد.