خدمات پشتیبانی
فصل شانزدهم کتاب راهنمای «انجمن جهانی حمایت از حیوانات» به خدمات پشتیبانی اختصاص دارد.
خدمات پشتيبانی شامل بخش های کاربردی و عملی يک سازمان می شود. از جمله فناوری اطلاعات، مديريت امور مالی و اداری.
١ ـ مقدمه
٢ ـ فناوری اطلاعات ( IT)
٣ ـ مدیریت امور مالی
الف) حفظ اطلاعات
ب) کنترل درونی
ج) بودجه بندی
د) گزارش مالی
هـ) برون سپاری
٤ ـ مديريت امور اداری
1 ـ مقدمه
خدمات پشتيبانی شامل بخش های کاربردی و عملی يک سازمان می شود. از جمله فناوری اطلاعات، مديريت امور مالی و اداری. اين بخش ها، ساختار سازمانی یک انجمن را تشکیل می‌دهند و آن را قادر به انجام وظايف اصلی‌‌اش می‌کنند اما به بهانۀ اینکه پروژه‌های اصلی سازمان در اولويت هستند، گاهی اوقات این بخش ها به حاشيه رانده می‌شوند. به هر حال اگر به آنها توجه کافی نشود، می توانند کار کل سازمان را مختل کنند. اين فصل اهميت و عملکرد خدمات پشتيبانی را برجسته می‌کند و توصيه‌هايی عملی برای به حد اکثر رساندن تأثیر آنها ارائه می‌دهد.
مسئولين سازمان‌های حمايت از حيوانات، شاید بدليل تمايل به تمرکز بيشتر بر عرصه‌های برنامه‌ريزی يا بدليل کمبود و فقدان افراد متخصص در اين زمینه، در ادارۀ بخش خدمات پشتيبانی مشکل داشته باشند اما اين مشکلات را می‌توان با آموزش، تعهد و پشتکار برطرف کرد یا با بکار گيری افراد ماهر و متعهد در اين زمينه، آنها را به حداقل رساند. در غیر این صورت باید به برون سپاری متوسل شد.( یعنی عقد قرارداد با افرادی خارج از سازمان)
مشارکت دادن کارکنان پشتيبانی ذیربط، در استراتژی و برنامه‌ريزی يک نیاز واقعی است. دليل اصلی اين است که هم استراتژی و هم برنامه‌ريزی به شدت تحت تأثیر عوامل تکنيکی و مالی هستند. اغلب اوقات کارکنان بخش برنامه ریزی طرح می دهند، فقط به اين دليل که بعداً متوجه می شوند بخش خدمات پشتيبانی سازمان نمی تواند از عهدۀ درخواست های آنها بر آيد. همچنین مشارکت دادن کارکنان بخش پشتيبانی در فرآيند برنامه‌ريزی به این دلیل اهميت دارد، که به آنها انگیزه می دهد و باعث می شود احساس کنند بخشی از رسالت سازمان هستند.
2 ـ فناوری اطلاعات (IT)
آی. تی. شما را با جهان مرتبط می‌کند و بخش حیاتی شبکه برای به روز ماندن، مطلع بودن و حفظ ارتباط با همکاران ملی و برون‌مرزی می باشد. بعلاوه، يک سیستم مؤثر و مدرن آی. تی. می‌تواند در موارد زير شما را ياری کند:
- در قالب وب‌سايتی مهيج برای آموزش، اطلاع رسانی راجع به کمپين، مذاکره، ارائۀ خدمات (مثل يافتن سرپرست برای حيوانات) و اهداف جمع‌آوری اعانه. يک وب‌سايت همچون کارت ويزيت يک سازمان عمل می‌کند و اهميت آن نبايد دست کم گرفته شود.
- ايجاد آگاهی در مورد استفاده از گروه‌های خبری و نشريات الکترونيک
- امکان فرستادن ايميل‌های گروهی جهت ارتباط جمعی با گروه‌های منتخب
- به اشتراک گذاشتن اسناد، تصاویر، آثار هنری و ويدئوها
- اتوماتيک کردن کارهای بسیاری که در گذشته بصورت دستی انجام می‌شد و در نتیجه، آزاد شدن وقت ارزشمند کارکنان
- رسیدگی به حساب‌‌ها و اطلاعات جمع آوری اعانه در یک سیستم نرم‌افزاری یکپارچه
- امکان مذاکره اتوماتیک با استفاده از نرم‌افزارهای طراحی شده خاص
- اجرای عملیات ادارۀ پناهگاه، با استفاده از سیستم های نرم‌افزاری ساخته شده به همین منظور
وجود يک سرویس خدماتی مدرن و قابل اتکای آی. تی. برای موفقيت آيندۀ سازمان‌های حمايت حيوانات دارای اهميتی حياتی است. سرمایه گذاران زیادی به اهميت آن دارند پی می برند و بودجۀ بيشتری برای به روز کردن یا خريد سیستم های مدرن آی. تی. اختصاص می دهند. داشتن يک سیستم مدرن آی. تی. در حقيقت برای ادامۀ توسعه و گسترش يک سازمان نقشی محوری دارد.
3 ـ مدیریت امور مالی
مدیریت مالی خوب در بر دارندۀ موارد زير است:
الف) حفظ اطلاعات
ب) کنترل درونی
ج) بودجه بندی
د) گزارش مالی
هـ) برون سپاری
الف) حفظ اطلاعات
پایه و اساس کل حسابداری ها، اطلاعات اولیه ای هستند که جزئیات دخل و خرج يک سازمان را نشان می دهند که شامل قراردادها، رسيدهای مربوط به کمک‌های دريافتی، قبض ها و فاکتور اقلام خریداری شده می باشد.
اين اطلاعات اولیه، تمام تراکنش ها را بصورت جزئی و کلی نشان می دهند و سنگ بنای پاسخگویی هستند. هر انجمنی باید اطمینان حاصل کند که تمام این اطلاعات با دقت بایگانی شده و در جای امنی نگهداری می شوند.
همچنین بهتر است از هر معامله، یک رونوشت کتبی نگهداری شود. در یک دفتر دیگر ليست مجزايی تهیه کنید که در این بخش «دفتر نقدی» نامیده می شود که نشان می‌دهد انجمن شما چقدر، برای چه و کِی خرج کرده است.
ثبت دقیق سوابق از اهميت حياتی برخوردار است. اگر سازمانی نتواند ثابت کند که يک کمک مالی به منظور تعيين شده مورد استفاده قرار گرفته است، بعداً برای کسب کمک‌های مالی بيشتر با مشکل مواجه خواهد شد. پاسخگو بودن، بنیان کار است.
ب) کنترل درونی
هر سازمانی بايد اطمینان حاصل کند که کنترل درستی در جای خود بعمل می آورد تا پول به هدر نرود.
همیشه باید نحوۀ کنترل، با سازمان‌های مختلف مطابقت داشته باشد. برخی از انواع کنترل که اغلب بکار می‌روند، به قرار زير هستند:
- پول نقد در محلی امن نگهداری شود و بهترين جا بانک است.
- مطمئن شوید تمامی مخارج، درست هزینه شده اند.
- حواستان به بودجه باشد.
- برمقدار پول خرج شده در هر ماه، نظارت داشته باشيد.
- کارمندان مالی مجرب را استخدام کنيد.
- برای هر سال حسابرسی داشته باشيد.
- هر ماه «تطابق بانکی» انجام دهيد. اين بدان معناست که مبالغ نقدی در بانک را با اعدادی که در «دفتر نقدی» ثبت شده، مطابقت دهيد.
ج) بودجه بندی
مدیریت مالی خوب، تدوين بودجه های دقيق را می طلبد تا بتواند هزینۀ لازم برای هر پروژه، کمپين، مذاکره و … را تعیین کند.
برای تدوين يک بودجۀ خوب، ابتدا سازمان بايد دقیقاً مشخص کند امیدوار است چه کاری انجام دهد و چگونه آن راتحقق می بخشد. پس از تنظم ليست فعاليت‌ها بايد طی يک برنامه‌ريزی مشخص، مخارج و درآمدهای قابل حصول ارزيابی شوند.
اطمينان حاصل کنيد که همه چيز را در بودجه گنجانده اید مثل حق‌الزحمه، تجهيزات و تدارکات.
د) گزارش مالی
عنصر نهايی مدیریت مالی خوب، نوشتن و بررسی گزارش‌های مالی است.
گزارش مالی، درآمدها و مخارج يک سازمان را طی يک دورۀ زمانی مشخص جمع بندی می‌کند.
گزارش‌های مالی با جمع‌آوری معاملات مشابه در کنار هم بوجود می‌آيند. بعنوان مثال می‌تواند به اين معنی باشد که تمام مخارج بنزين، لاستيک های جدید و بيمۀ خودروها را می توان جمع زد و تحت عنوان «مخارج حمل و نقل» ذکر کرد.
هـ) برون سپاری
اگر نمی‌توانيد کسی را پيدا کنيد که تمام کارايی‌های ذکر شده در بالا را داشته باشد، شايد بجا باشد تا از نيرویی خارج از سازمان استفاده کنيد.
برون سپاری مزايای زيادی دارد:
- سازمان را برای تمرکز در فعاليت‌هايش آزاد می‌گذارد.
- شرکت‌های پیمانکاری درکارشان متخصص هستند و سازمان می‌تواند برای خدمات مورد نياز، به عنوان یک مشتری به آنها اعتماد کرده و مشاوره بگیرد.
- اين کار مشکلات مربوط به استخدام و مدیریت کارکنان متخصص را برطرف می کند.
اما این معایب را هم بايد در نظر داشت:
- نداشتن کنترل و انعطاف‌پذيری در مدیریت خدمات پشتیبانی
- اين کار می تواند در دراز مدت پرهزینه باشد، وقتی مصرف کننده متکی به یک شرکت می شود مخارج می توانند افزایش یابند.
- اگراين شرکت‌ها برای خدمات ارائه شده اجرت بالایی دريافت کنند، فهمیدنش مشکل خواهد بود.
برخی از اين مشکلات می‌توانند با اقدام‌های زير به حداقل برسند:
- با استفاده از مشاوره های قانونی يک قرارداد خوب با شرکت ببندید تا مطمئن شويد تمام توقعات شما در اين توافق برآورده می شود و چنانچه از خدمات دريافتی رضايت نداشتید، امکان فسخ قرارداد وجود داشته باشد.
- مقررکنيد تا بطور منظم/ به روز در مورد خدماتی که ارائه می‌کنند، گزارش دهند تا بتوانيد بر این خدمات نظارت داشته باشيد.
- مرتب وضعيت را بررسی کنيد، من جمله قیمت سایر شرکت ها و بلافاصله مشکل را با پیمانکار درمیان بگذارید تا آن را برطرف کند و يا قرارداد را فسخ کنید.
4 ـ مدیریت امور اداری
صرف نظر از میزان مساحت، مهم اين است که فضای کاری امن باشد و برای افرادی که در آنجا کار می‌کنند، امکانات لازم را جهت انجام وظیفه فراهم کند. هدف بايد داشتن یک فضای کاری مفید و کاربردی باشد.
مهم این است که يک نفر مسئوليت مدیریت دفتر را به عهده گیرد، در غير اين صورت ممکن است کارهای مهم نادیده گرفته شوند. همچنين اگر کارکنان برنامه ریزی به امور خدمات پشتیبانی بپردازند نتيجۀ کار رضايت بخش نخواهد بود زيرا انگیزه و استعدادهايشان در مسير درستی هدايت نشده است. شخصی که مسئولیت انجام وظایف مدیریتی دفتر را با روشی کارآمد و کم هزینه به عهده می گیرد، می تواند در تحقق این اهداف مباهات کند و بدين ترتيب به بهترين نحو سازمان را یاری کند تا به اهدافش برسد.
تدوين يک «دستورالعمل اداری» از مقررات، نظم و انضباط خوبی برقرار می کند. اين امر نه تنها به کلیۀ کارکنان ـ از جمله نیروهای جدید و داوطلبان ـ کمک می کند تا با روال معمول آشنا شوند، بلکه فرصت بسيار خوبی را هم در اختيار مدیریت قرار می‌دهد تا امور اداری را بررسی کند و مطمئن شود تمام این خدمات پشتيبانی مؤثر واقع شده اند.
