پناهگاه حیوانات
شرح وظایف در یک پناهگاه
تیم سیاست گذاری:
- تصمیم گیری و برنامه ریزی در مورد نیازهای اسکان ساکنان پناهگاه
- تصمیم گیری و برنامه ریزی در مورد حدود تبلیغات در شبکه های مجازی، رسانه های عمومی و مکان های خصوصی
- تصمیم گیری و برنامه ریزی در مورد حوزۀ نفوذ روابط عمومی
- تصمیم گیری و برنامه ریزی بر نحوۀ عملکرد و بازخورد بخش های مختلف
- تصمیم گیری برای نحوۀ تأمین بودجه
- تصمیم گیری برای روش ها و طرح های درآمدزایی
- سیاست گذاری و جهت دهی تحقیقات
- بازنگری سالیانه برنامه ریزی استراتژیک پناهگاه بر اساس داشته ها و نیازهای آینده
بازرسان:
- تهیه و تنظیم برنامه های بازدید مستمر، دوره ای و سرزده به بخش های مختلف مرتبط و غیرمرتبط
- تهیۀ گزارش های مستمر، مقطعی و موردی از نحوۀ عملکرد بخش ها و موارد پیش آمده و ارائه به مدیرعامل (در فرصت مناسب)
- ارائۀ پیشنهادهای خود پیرامون اجرای بهتر کار بخشهای اجرایی با توجه به دستورالعمل آنها
- بازرسی مستمر در خصوص رسیدگی به شکایات ارائه شده تا حصول اطمینان از اجرای صحیح قوانین و مقررات
- رسیدگی به شکایات داخلی و بررسی آنها
- نظارت بر نحوۀ اطلاع رسانی بموقع قوانین و مقررات به بخش های مختلف
- تدوین اولویت های تیم بازرسی و زمانبندی مناسب
امور مالی:
بودجه و درآمد:
- کنترل کمک های واریزی و تدوین آمارهای مربوطه و گزارش آن به مدیرعامل
- انجام کلیه امور مربوط به تهیه و تدوین بودجه بر اساس سیاست های کلی و اساسنامه
- برنامه ریزی، تنظیم فعالیت ها و پیشنهاد بودجه سالیانه مطابق با اولویت های پناهگاه
- همکاری مدیران و رؤسای واحدها در امر بودجۀ پناهگاه (تخصیص بودجه سازمان)
- جمع آوری بودجه های درخواستی توسط واحدهای مختلف و بررسی برنامه ها و اعتبارات مورد درخواست
- تلفیق و تنظیم بودجه های پیشنهاد شده در قالب هدفها و خط مشی کلی پناهگاه
- نظارت بر نحوۀ مصرف اعتبارات و سنجش میزان پیشرفت عملیات در هر یک از واحدها
- نگهداری حساب و دفاتر اعتبارات بودجه ای بر حسب فعالیت و برنامه های اجرایی پناهگاه و نظارت بر اجرای بودجۀ واحدها
تدارکات:
- خرید کلیۀ اقلام و مواد مورد نیاز مجموعه
- تعیین مسئول خرید
- خرید عاقلانه و رقابتی
- بررسی و کسب اطلاعات جامع در خصوص نیازها و تأمین نیازهای قسمتهای مختلف
جمع آوری و ارائۀ درخواست های خرید واحدهای مختلف
- پیگیری امور مربوط به تنظیم اسناد اقلام خریداری شده طبق دستورالعمل و قانون مالی و معاملاتی و تحویل اسناد به امور مالی جهت تسویه حساب
انباردار:
- تمیز و مرتب نگه داشتن انبار
- دریافت اقلام وارده به انبار و ثبت مشخصات آنها و اموال خریداری شده در دفاتر
- مقابله مانده های دفتر انباردار با موجودی های واقعی انبار و آگاه کردن مسئول مربوطه برای تجدید سفارش
- شناسایی کالاهای راکد قبل از رسیدن تاریخ انقضای آن و نیز خرید کالاهای مورد نیاز واحدها و شارژ انبار قبل از صفرشدن موجودی کالاها
- تعیین مکان مناسب برای انبار کردن انواع کالاها با توجه به نوع، وزن، حجم و میزان مصرف آنها
- جلوگیری از ورود اشخاص غیرمجاز به داخل انبار
- صدور حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا
- تعیین موجودی کالاها، و موعد سفارش اقلام مورد نیاز
بیلان:
- تعیین دوره مناسب جهت تهیۀ بیلان با توجه به مدارک قابل دسترسی
- دریافت گزارش مخارج از واحد حسابداری و دریافت گزارش درآمدها از بودجه و درآمد
- تهیه و تدوین بیلان مالی سازمان و ارائه به مدیر عامل جهت انتشار عمومی
- ارتباط مستقیم با خیرین اصلی مجموعه (با مجوز مدیرعامل) و ارائه بیلان درخواستی در مورد کمک خاص آن حامی یا کل کانون
حسابداری:
- ثبت اسناد حسابداری صندوق و مربوط به دریافت و پرداخت های مالی در دفاتر با نرم افزار حسابداری
- ثبت اسناد حسابداری حقوق و دستمزد، بیمه، مالیات، حسابهای ورود و خروج انبار، هزینه و درآمد، حقوق و دستمزد ماهیانه
- ارتباط با مدیر عامل یا مدیر مالی و ارائۀ گزارش های مورد نیاز به او
- محاسبۀ بدهی مالیاتی، تهیۀ اظهارنامۀ مالیاتی و نظارت بر پرداخت صحیح و به موقع مالیاتها
- ارزیابی عملیات مالی و پیشنهاد بهترین روشها به مدیریت
- ارائۀ گزارش های قانونی دوره ای مثل اظهارنامه مالیاتی، گزارش عملکرد فصلی و …
پیشنهاد روش های کاهش هزینه، افزایش درآمد و بهبود سود در صورت نیاز
- ارتباط با سازمان امور مالیاتی، سازمان تأمین اجتماعی و سایر نهادهای قانونی مرتبط در صورت نیاز
- ارائۀ گزارش های هفتگی یا ماهانه به مدیرعامل
- بررسی و تهیۀ گزارش از چالشها و مشکلات مالی و اعتباری پناهگاه و پیگیری جهت کسریها
- نظارت بر اجرای بودجه از طریق مقایسه عملکرد با بودجه بر اساس سرفصل بودجۀ ابلاغ شده
پرداخت:
- انجام کلیه پرداختها با تأیید مدیرعامل
- ارائۀ گزارش و اسناد پرداختی به حسابدار
- دریافت سفارش خرید، لیست حقوق، بیمه و … و پرداخت آنها
حسابداری خود سه بخش را شامل می شود:
- حسابدار معتمد: که اسناد حسابداری را وارد نرم افزار می کند و گزارشات را به مدیرعامل میدهد و مسئول کلیه امور حسابداریست.
- مسئول تنخواه: وظیفۀ دریافت درخواست های تنخواه را از واحدهای مختلف، تصویب و تخصیص آنها و در نهایت صفر کردن تنخواه را بر عهده دارد.
- مسئول پرداخت: که کلیه پرداخت های سازمان از کانال این شخص صورت می پذیرد و اسناد پرداختی را به حسابدار تحویل میدهد.
امور اداری:
امور داوطلبان:
- ابلاغ شرح وظایف داوطلب
- معرفی کردن بخش های مختلف پناهگاه و توضیح در مورد شرایط حضور در آن و مقررات و اطلاعات اولیه
- تهیۀ پرونده از کلیه داوطلبان
- رسیدگی به امور و مسائل و شکایات داوطلبان و برطرف کردن آنها به صورت بی طرف یا ارجاع آنها به مسئول مربوط
- کنترل و تکمیل مدارک اولیه هر شخص و پیگیری رفع نواقص مدارک داوطلبان تا زمان رفع نقص
- توضیح موارد و اطلاعات لازم به داوطلبان جدید
- انجام هماهنگی های لازم با داوطلبان جهت برگزاری جلسات و مراسم خاص
- پیگیری زمان حضور یا غیبت در روزهای مورد نظر
- پیگیری و اجرای طرحهای رفاهی و انگیزشی داوطلبان
تبعیت کردن از قانون و مراحل پذیرفته شدن یک بازدید کننده به عنوان داوطلب
- کمک به مسئولان مربوطه جهت قرار دادن داوطلب جدید در گروه های مناسب و مربوط
- بایگانی اطلاعات پرسنلی با رعایت اصل محرمانه بودن کلیه اطلاعات پرسنلی
آمار:
- استفاده از میکروچیپ برای تمام ساکنان وفا و تازه واردانی که حضورشان قطعی شده
- ثبت و آرشیو کردن آمار
- تهیه فایل پشتیبان از اطلاعات ثبت شده
- ثبت اطلاعات و مشخصات ظاهری و پزشکی ورودیها و موارد واگذار شده
- وارد کردن اطلاعات در نرم افزار تهیه شده
- به روز نگهداشتن اطلاعات و آمار
آرشیو:
- کنترل و پیگیری اسناد تحویلی از مسئول مربوطه
- بایگانی کلیه مکاتبات و مدارک به صورتی که دسترسی به آنها کاملاً آسان باشد
- بایگانی مکاتبات با مؤسسات و سازمانهای مختلف و محفوظ نگهداشتن آنها
- تفکیک مدارک و اسناد تحویلی بر اساس واحد بخش مربوطه
- آرشیو اطلاعات مالی و اسناد حسابداری
- آرشیو اطلاعات آمار
- آرشیو اطلاعات اداری
- تضمین ارائۀ کپی مدارک لازم با درخواست کتبی واحد و تأیید مدیر عامل
پرسنلی:
- تهیه و تنظیم لیست کارکرد ماهانه پرسنل، ثبت و به روز کردن مرخصی ها
- لیست حقوق و درخواست پرداخت حقوق به مالی
- قطع همکاری و تسویه حساب
- مرخصی و سنوات، اضافه کاری و پاداش
بیمه:
- تهیه لیست بیمه کارکنان
- ارائه به اداره بیمه مربوطه
- درخواست پرداخت حق بیمه به مالی
- ارائۀ لیست های ماهانه به آرشیو
استخدام:
- تنظیم قراردادهای پرسنلی و بایگانی مدارک
- آگهی های استخدامی و مصاحبه
اموال:
- نظارت و کنترل کلیه اموال منقول و غیرمنقول هر واحد
- ثبت کلیه اموال منقول و غیر منقول هر واحد
- پیگیری جمع آوری اموال مازاد و اسقاطی و مکاتبه لازم جهت تعیین تکلیف آن
- تهیه لیست و ثبت اموال منقول و غیرمنقول به نحوی که دسترسی به آنها آسان باشد و به روز نگهداشتن این لیست و اطلاعات
- تهیه گزارش های لازم و ارائه آن به مسئولان مربوطه
- گزارش استهلاک اموال
لوازم اهدایی:
- تهیه لیست از لوازم و موارد اهدایی و تحویل آن به بخش مربوطه
- تهیه لیست مشخصات اهداکنندگان جهت ارتباط مجدد و تشکر از آنها
- مطابقت موارد و لوازم اهدا شده با تماس های در طول هفته با گروه روابط عمومی
- تهیه گزارش هفتگی و ارائۀ آن به مسئول مربوط
- همکاری با بخش انبارداری در جهت تحویل اقلام به انبار و همکاری با واحد اموال جهت اصلاح لیست اموال
- پاکسازی اقلام اهدایی
امور درمانی:
قرنطینه:
- رسیدگی به بیماران در این بخش به صورت روزانه و حتی روزی چند نوبت
- تمیز و ضدعفونی کردن محیط قرنطینه
- درخواست کمک از پزشک مجرب در صورت نیاز و در صورت وجود موارد مشکوک
- ثبت مراحل درمان در پرونده حیوان
- نوشتن مشخصات بیمار بر روی در ورودی هر قفس و مشخصات بیماری و روند درمان و مدت درمان
- نصب هشدارهای لازم برای محل نگهداری بیماران و قرار دادن آن در محلی که قابل دیدن باشد
- یادداشت کردن اطلاعات ورودی ها و خروجی ها
- تفکیک و دسته بندی بیماران
- ارائۀ آمار هفتگی ظرفیت های خالی
اورژانس:
- رسیدگی به کیس های اورژانسی در اسرع وقت
- تهیۀ گزارش کتبی و تصویری (فیلم و عکس) از روند درمان بصورت روزانه
- داشتن اطلاعات اولیه جهت استفاده و بروز مسائل خاص
- همراه داشتن حداقل کمک های اولیه
انتقال بیمار:
- تهیه گزارش از موارد انتقال داده شده و مراحل درمانی
- همراه داشتن جعبۀ کمک های اولیه و اطلاعات ابتدائی برای شرایط خاص
- انتقال بیمار دراسرع وقت به مراکز درمانی مورد تأیید و با هماهنگی مسئول مربوطه
- انتقال بیمار و تحویل آن به مسئول مربوطه و در شرایط خاص
- انجام همکاری لازم با بخش های مرتبط و همکار(امداد سیار، اورژانس، قرنطینه)
- انتقال حیوان به دامپزشک متعهد در صورت حاد بودن شرایط حیوان
امداد سیار:
- رسیدگی به حیوانات مجروح و آسیب دیده در محل حادثه در اسرع وقت
- در اختیار داشتن کمک های اولیه برای رسیدگی به جراحت در محل حادثه
داشتن اطلاعات اولیه لازم و یا کسب اطلاعات مورد نیاز در صورت لزوم
- تهیه گزارش های کتبی و تصویری و ارائۀ آن به مسئول مربوطه
- همراه داشتن تجهیزات لازم و متناسب با شرایط و فصل
واکسن:
- تهیۀ لیست از تاریخ واکسیناسیون
- نسخه اضافی از تاریخ های واکسیناسیون
- واکسیناسیون به موقع حیوانات
- ثبت کردن تاریخ های واکسیناسیون و ارائۀ آن اطلاعات به آرشیو
- ارائۀ درخواست واکسن های مورد نیاز و تعداد آن به داروخانه قبل از اتمام موجودی
- ارائۀ جدول زمانبندی و فراخوان نیروی کمکی برای برنامه های واکسیناسیون
- تهیۀ گزارش از عملکرد
عقیم سازی:
- سرشماری حیواناتی که نیاز به عمل جراحی دارند و برنامه ریزی و هماهنگی با دامپزشک جراح
- آماده سازی فضای مناسب انجام عمل جراحی و فضاهای ریکاوری و مراقبت های بعد از عمل
- تهیۀ گزارشی شامل لیست و تعداد حیوانات جراحی شده همراه با تاریخ
- جداسازی مناسب حیوانات عقیم شده
امور درمانی واگذاری ها:
- رسیدگی به امور درمانی سگ های واگذار شده بصورت دائم و موقت در اسرع وقت و با هماهنگی مسئول مربوطه
- انجام موارد لازم برای سگ های آماده و وارد کردن این اطلاعات در پرونده های پزشکی آنها
- تهیۀ گزارش از امور مالی انجام شده و ارائۀ آن به مسئول مربوطه و همکاری با تیم واگذاری جهت هماهنگی زمانی
- انجام کارهای واکسیناسیون، میکروچیپ، نمونه خون، و همۀ موارد پزشکی قبل از مسافرت مورد واگذاری
داروخانه:
- تهیۀ آمار تعداد داروها و لیستی از داروهای مصرفی، خریداری شده یا اهدایی
- رعایت کردن نظم و ترتیب داروخانه (دسته بندی داروها، چیدمان و استفاده بر اساس تاریخ نزدیکتر)
تهیۀ گزارش هفتگی از میزان مصرف
- چک کردن تاریخ داروها و پاکسازی داروخانه از داروهای تاریخ گذشته
- ارائۀ گزارش و آمار داروها به بخش آرشیو و همکاری با آن بخش در جهت به روز کردن آن
- تعیین مقدار سفارش، حداقل و حداکثر موجودی برای داروهای اصلی
- نگهداری مناسب داروهای حساس به دما و رطوبت
- تنظیم و صدور درخواست خرید دارو و ارائه به تدارکات
- صدور فیش داروخانه و تحویل دارو به واحدهای درمانی مربوطه در ازای رسید و تحویل گرفتن داروهای مصرف نشده و گزارش مصرف همان فیش
واگذاری:
داخل ایران:
- ارتباط با واحد مجازی
- انجام تبلیغات لازم در جهت گسترش فرهنگ به سرپرستی گرفتن حیوان، به جای خریدن آن و همکاری با بخش فرهنگی در این راستا
- پیروی و انجام سختگیرانه امور و قوانین واگذاری در ایران
- گسترش تیم های واگذاری متعهد در شهرهای مختلف و ارتباط مستمر با آنها
- بررسی افراد و دقت در انتخاب اشخاص تیم
- استفاده از روش های خلاقانه و متفاوت و متعهد در جهت ترغیب افراد به سرپرستی گرفتن حیوانات
- استفاده از فرم “درخواست سرپرستی و تعهدنامه و آیین نامۀ رفتار با حیوان خانگی”
- توضیح راجع به قوانین و مقررات واگذاری موقت و دائم به درخواست کنندۀ سگ
- تهیۀ شناسنامه و انجام امور درمانی پیش از واگذاری
- بازدید از محل اعلام شده به منظور نگهداری سگ
- اطلاع داشتن کلیۀ افراد گروه واگذاری و بازدید از قوانین واگذاری
- دسترسی همۀ افراد تیم واگذاری به فرم ها با نظارت و مسئولیت سرپرست تیم
- استفاده از کمک های مردمی برای بخش بازدید اولیه با نظارت و مسئولیت سرپرست تیم و با توجه به دارا بودن اطلاعات لازم و کافی ( این افراد نباید به فرم ها دسترسی داشته باشند.)
- تهیۀ گزارش از عملکرد بصورت ماهانه
واگذار شده ها و خانه های دائمی در ایران:
- تهیۀ اطلاعات مورد واگذار شده و ارائۀ فوری به تیم فرهنگی جهت بازتاب عمومی
- رسیدگی به موارد واگذار شده
- تهیۀ لیست و پرونده از حیوانات واگذار شده
- آرشیو کردن پرونده حیوانات واگذار شده
- تهیۀ یک نسخه اضافی از اطلاعات جمع آوری شده و موجود، و به روز رسانی اطلاعات
- اطلاعات سرپرست جدید و ارتباط دائمی و ارائۀ مشاوره درمانی و … به خانوادۀ جدید
- رعایت قوانین کامل برای مورد واگذار شده
- سرزدن به موارد واگذار شده
- تهیۀ گزارش از نحوۀ عملکرد بصورت هفتگی و تحویل آن به مسئول مربوطه
- پیگیری و سیاستگذاری برای نحوۀ هرچه بهتر موارد واگذار شده و در حال واگذاری
خانه های موقت:
- تهیۀ لیست از لوازم به امانت گذاشته شده
- پرکردن فرم مربوط و گرفتن تعهدات لازم از درخواست کنندگان نگهداری
- واگذاری موارد بر اساس اولویت شرایط فیزیکی و درمانی حیوان
- تحویل گرفتن کامل لوازم بعد از بازگرداندن سگ به پناهگاه
- بازدید کامل و در چند نوبت از محل نگهداری حیوان
- توضیح کامل از شرایط نگهداری حیوان
- به روز کردن و اصلاح قوانین برای حفظ امنیت حیوان واگذار شده و یا نیاز به واگذاری
- تهیۀ Back up از اطلاعات موارد واگذار شده
- آرشیو کردن پروندۀ حیوانات واگذاری موقت
- پیدا کردن راه های بهتر برای واگذاری سگها
- رسیدگی به امور درمانی سگها در خانه های موقت ( واکسن ها و داروهای انگل و … )
- تهیۀ لوازم مورد نیاز با توجه به سن سگ و ملزومات شرایط حیوان ( باکس برای جابجایی، غذای خشک، شیرخشک، ویتامین، داروی انگل، ظرف غذا و آب، پارک، جای خواب، پتو، اسباب بازی و …)
خارج از ایران:
- انجام کارهای اداری مربوط به خارج شدن سگ از ایران (تهیۀ برگۀ خروجی و قرنطینه از شبکۀ دامپزشکی)
- تهیۀ برگه های مورد نیاز با توجه به کشور مقصد
انجام آزمایش های پیش نیاز سفر و آماده کردن آنها حداقل سه روز قبل از پرواز
- انتقال اطلاعات و مدارک تکمیل شده به مسئول و تیم واگذاری در کشور مقصد
- تشکیل و برنامه ریزی تیم فرودگاه برای انتقال سگها در روز سفر
- تهیۀ باکس مسافر حداقل دو روز قبل از تاریخ پرواز و با توجه به قانون های شرکت هواپیمایی
- واگذاری حیوان با توجه به در نظر داشتن شرایط کشور
- توضیح کامل شرایط واگذاری به خانواده ای که سرپرستی حیوان را چه بصورت دائم و یا موقت قبول می کنند
- انجام مراحل واگذاری طبق قوانین مربوطه به واگذاری دائم و موقت
- تهیۀ لیست از حیواناتی که در نوبت واگذاری هستند؛ بر اساس اولویت های سلامت حیوان
- هماهنگی با مسافر و تهیۀ لیستی از مسافران همیار جهت استفاده برای انتقال موارد واگذاری
- رعایت کردن کامل قوانین شرکت هواپیمایی و کشور مقصد جهت پیشگیری از هرگونه مشکل در حین و بعد از سفر
- پیدا کردن اسپانسر مالی بابت هزینه مسافرت و درمان پیش ازسفر
- ارتباط مستقیم با جراید، خبرگزاریها، رسانه ها و …
- بررسی مطالب مطرح شده در رسانه ها در ارتباط با فعالیت سازمان
- انعکاس فعالیتها، برنامه ها و طرح های سازمان
امور اجرایی:
عمرانی:
- تهیۀ طرح فعلی و طرح توسعۀ پناهگاه
- تهیۀ نقشه های وضع موجود بناها و محوطه ها
- بررسی نیازهای عمرانی مطروحه در کمیتۀ سیاست گذاری یا اجرایی و تهیۀ طرح پاسخگویی حداکثری نیازها (طرح توجیهی)
- اخذ تأییدیۀ مدیرعامل در خصوص طرح های در حال راه اندازی
- برآورد مالی و مصالح مورد نیاز و ارجاع به واحد بودجه جهت تخصیص اعتبارات
- هماهنگی با واحد قراردادها جهت تعیین پیمانکار و واحد تدارکات جهت تأمین مصالح
- نظارت بر اجرای صحیح و منطبق با برنامه زمانبندی طرح مطروحه
- رفع نواقص فضاها و محوطه های در حال استفاده
- تعمیرات و افزودن قسمتهای مورد نیاز در بنای فعلی و موجود
تأسیسات و تعمیرات:
- تهیۀ نقشه وضع موجود تأسیسات برقی، مکانیکی، حفاظتی و فاضلاب
- بررسی نیازهای تأسیساتی واحدهای مختلف و تهیۀ طرح توجیهی
- رفع ایراد و نواقص سیستم های تأسیساتی اعم از دیزل ژنراتور، دوربین امنیتی، شبکۀ فاضلاب و …
- بازدید دوره ای و تهیۀ گزارش از وضعیت تجهیزات مکانیکی شامل دیزل، جت واش، تانکر آب و سوخت، ماشین لباسشوئی، خشک کن، یخچال و …
- درخواست تخصیص بودجه از واحد اعتبارات جهت انجام امور مربوطه و اعلان به واحدهای مربوطه جهت پیش بینی زمان برای تعمیر تجهیزات
تغذیه:
- برآورد مواد مصرفی جهت تغذیۀ ساکنان وفا و کارگران
- درخواست مواد مصرفی از واحد تدارکات یا انبار
- تعیین مقدار سفارش موادی که مصرف دائمی دارند
- هماهنگی حمل مواد
- تهیۀ غذای ساکنان وفا و توزیع آن مطابق برنامه زمانبندی شده
امنیت:
- حفاظت فیزیکی محیط پناهگاه ( سرقت، حریق و …)
- حفاظت شبانۀ محوطه ها جهت جلوگیری از درگیری حیوانات
- جلوگیری از ورود افراد متفرقه در ساعات غیر بازدید
- کنترل تصاویر دوربین های امنیتی به صورت دائمی
- جلوگیری از متفرق شدن و خارج شدن حیوانات از فنس های آسیب دیده
نظافت:
- تهیۀ برنامۀ زمانبندی نظافت و به تأیید مدیر مربوطه رساندن
- انجام امور نظافتی طبق برنامۀ زمانبندی شده
- پر کردن جدول کنترل نظافت با امضاء فرد نظافتچی و درج ساعت و ارائۀ آن به مسئول مربوطه
- صدور درخواست مواد شوینده به انبار جهت دریافت اقلام بهداشتی
نظافت دوره ای فضاهای انسانی شامل انبار و نگهبانی و جراحی و …
تحقیق و توسعه:
درمانی:
- تحقیق دربارۀ بیماری های حیوانات اهلی و خانگی و بیماری های مشترک بین انسان و حیوان
- تحقیق دربارۀ راه های مبارزه با بیماری های حیوانات اهلی و خانگی
- تحقیق و ارائۀ طرح توسعۀ درمانی وفا به خارج از پناهگاه و مراکز درمانی قابل همکاری
عمرانی:
- تحقیق در مورد جدیدترین شیوه های ساخت و ساز پناهگاه در کشورهای پیشرفته
- تحقیق دربارۀ انواع مصالح مورد نیاز و سالم برای محیط پناهگاه
- تحقیق دربارۀ استانداردهای مورد نیاز و فضاهای لازم و مفید برای پناهگاه
- همکاری با واحد اجرایی بخش عمرانی و قسمت فرهنگی و در اختیار گذاشتن مطالب مورد نیاز
- پیداکردن مقاله های مرتبط با پناهگاه (و در صورت نیاز ترجمۀ آن)
- تهیۀ گزارش ماهانه از روند کار و تحقیقات انجام شده
توسعۀ پشتیبان ها (نیکوکاران):
- تحقیق درمورد روش های جلب حامیان مالی و غیرمالی
- افزایش تعداد حامیان و تبدیل حامیان بالقوه به بالفعل
- اِعمال راه های خلاقانه در جذب و دریافت کمک از طرف حامیان
- دریافت اطلاعات مرتبط از بخش روابط عمومی و ایجاد روابط پایدار با حامیان
- در اختیار قرار دادن اطلاعات مورد نیاز به بخش فرهنگی
توسعۀ روابط:
- تحقیق دربارۀ پناهگاه ها، حامیان، سازمانها و ارگان های مرتبط و ایجاد روابط پایدار با آنها و انتقال اطلاعات به بخش شبکه های مجازی
- تهیۀ گزارش از اطلاعات بدست آمده و تحویل دادن به مسئول مربوطه
- ثبت اطلاعات بدست آمده و ارائه به آرشیو
توسعۀ نمایندگی:
- بررسی شرایط افراد برای اخذ نمایندگی
- تهیۀ لیست برای افرادی که درخواست اخذ نمایندگی دارند
- تهیۀ گزارش به صورت ماهانه و ارائۀ آن به مسئول مربوطه
- جمع آوری اطلاعات و ایجاد شرایط به روز برای متقاضیان نمایندگی
محیط زیست:
- بهینه سازی شرایط محیطی در پناهگاه و انجام تحقیقات لازم در این راستا
- انجام تحقیقات لازم در راستای ملزومات شرایط بهتر و مناسب برای زندگی در محیط پناهگاه
- تحقیق و جمع آوری مطالب علمی مرتبط با بیماریها، سلامت حیوانات، اخلاق و نحوۀ ارتباط با حیوانات و حیوانات آسیب دیده بخصوص سگ و گربه
روابط عمومی:
- دادن توضیحات کامل و اطلاعات درست به مخاطبان و در صورت نداشتن اطلاعات کافی، کسب اطلاعات لازم و درست از مسئول مربوطه
- سرعت عمل و ایفای نقش مؤثر و ارزنده در مواقع حساس و بحرانی
- دعوت از خبرنگاران در مراسم و مناسبت های مختلف
- تحلیل گری و داشتن صداقت کاری
- انعکاس انتقادات، اخبار، مسائل و تنگناها به صورت شفاف به مسئولان
- ارتباط مستقیم با جراید، خبرگزاریها، رسانه ها و …
- بررسی مطالب مطرح شده در رسانه ها، در ارتباط با فعالیت سازمان
- انعکاس فعالیتها و برنامه ها به طرف های سازمان
مدیریت حامیان:
- تهیۀ لیست از حامیان و دریافت اطلاعات شخصی و توانایی کمک رسانی از طرف ایشان
ایجاد ارتباط دو طرفه با آنها
- اطلاع از نیازهای به روز پناهگاه و درخواست کمک از حامی ها به فراخور شرایط ایشان
- تشکر از زحمات و هدایای ایشان
- همکاری با تیم اهدایی
- تهیۀ گزارش و نحوۀ عملکرد گروه و تحویل آن به مسئول مربوطه
پاسخگویی تلفنی:
- جمع آوری اطلاعات و اخبار موارد حمایتی و … از طریق تلفن
- اطلاع رسانی انعکاس دیدگاه مخاطبان به واحدهای مربوطه
مراسم:
- رزرو اتوبوس، راه اندازی بازارچۀ خیریه، مراسم درختکاری، و برنامه ریزی آنها
- تبلیغ به موقع برای اعلام برنامه های پناهگاه و سازمان
- کمک گرفتن از بخش های مرتبط برای برگزاری هرچه بهتر مراسم
- هماهنگی برای اعلام برنامه ها از طریق شبکه های مجازی حداقل یک هفته قبل از برگزاری
- ایجاد تنوع در نحوۀ برگزاری مراسم
- اعلام شرایط واگذاری میز یا غرفه به مردم در بازارچه های خیریه و یا فروش کالاهای اهدایی آنان به همین منظور
- تهیۀ گزارش روند کار بعد از هر مراسم
- همکاری با تیم تحقیقات در راستای تهیۀ مطالب مناسب
- همکاری با شبکه ها و گروه های حمایتی در راستای گسترش تبلیغات و اطلاعات مربوط به فعالیت پناهگاه
- همکاری با تیم مراسم و تبادل اطلاعات با آنها
- تهیۀ گزارش بصورت ماهانه از فعالیت های انجام شده و ارائۀ آن به مسئول مربوطه
وب سایت:
- بروز رسانی مطالب، مطابق با شرایط روز و وقایع پناهگاه
- هماهنگی با تیم شبکه های مجازی
- انتشار مطالب بصورت همزمان، در شبکه های مجازی
- در نظر داشتن نیازهای پناهگاه و اعلام خواسته ها و نیازها
اطلاع رسانی شرایط پناهگاه از طریق مطالب، تصاویر و فیلم ها
- پاسخگویی به سؤالات بصورت کامل و صحیح
- خرید هاست و دومین، در زمان مقرر
- تهیۀ مطالب مورد نیاز از جمله فیلم و داستان و عکس
شبکه های مجازی:
- به روز نگهداشتن شبکه ها و بیان مشکلات و شرایط اخیر پناهگاه
- رعایت کردن قوانین مربوط به اپراتور شبکه های مجازی
- تهیۀ گزارش از نحوۀ عملکرد و بالا بردن سطح مخاطبان بصورت کارآمد ومفید
- همکاری متقابل با بخش تولید فیلم، تبلیغات، وب سایت و دیگر بخش ها
- ایجاد حساب کاربری، و ارائۀ نام کاربری و رمز عبور به مدیرعامل و حفظ آنها
- پشتیبانی مناسب از حساب های کاربری و امکان بازیابی آنها.
تولید فیلم و عکس:
- طراحی بروشور و پوستر برای مناسبتها، مراسم و فضاهای مجازی
- تهیۀ المانهای تبلیغاتی برای فروش (پیکسل، جاکلیدی، جا سوئیچی، تی شرت، کوسن و …)
- تهیۀ فیلم و عکس بصورت هفتگی از عملکرد آن هفته
- به تصویر کشیدن شرایط واقعی و حقیقی پناهگاه
- تهیۀ فیلم و گزارش های فصلی از روند انجام کار در بخش های مختلف
- عکاسی و فیلمبرداری با کیفیت بالا
- ادیت و اصلاح عکس و فیلمها و آماده کردن آنها برای استفاده
- همکاری با بخش های مختلف (شبکه های مجازی، تبلیغات، مراسم، وب سایت)
- تهیۀ عکس و فیلم همسو با اهداف پناهگاه
- جمع آوری تولیدات داوطلبان و بازدیدکنندگان
- مسئولیت تهیۀ کل تولیدات هنری و فرهنگی اعم از لوگو، گرافیک، بنر، پوستر، بروشور و …
