فصل بیست و دو کتاب راهنمای «انجمن جهانی حمایت از حیوانات» به نشست های موثر اختصاص دارد.
جلسات سازنده و مؤثر، بر موضوعات مورد بحث تمرکز می کنند، فقط شامل شرکت کنندگان لازم می شوند و تمرکز خود را روی دستیابی به نتایج کارآمد می گذارند.
١ـ مقدمه
٢ـ پيشنهاداتی برای نشست‌های مؤثر
٣ـ رئیس جلسه
٤ـ صورتجلسه
٥ـ نشست‌های غير رسمی
١ـ مقدمه
نشست‌ها بسيار مهم هستند. هيچ چیزی نمی‌تواند جای نشست‌های رو در رو در شرايط خاص را بگيرد و ارتباط متقابل ميان کارکنان می‌تواند يک بُعد کاملاً جدید به روابط کاری بیفزاید. اما بسياری از نشست‌ها وقت خيلی زيادی از کارکنان و مديريت را تلف می‌کنند. بعضی از مديران گزارش می‌دهند که در حدود ٥٠ % از اوقات‌کاری‌شان صرف جلسات می‌شود. برای تدارک نشست‌ها و نوشتن گزارش جلسه وقت بیشتری گرفته می‌شود. تلاشی جدی (و مداوم) بايد بکار رود که اين وقت را به حداقل برساند تاجلسات را مؤثرتر، پربارتر و رضايت‌بخش‌تر کند.
جلسات سازنده و مؤثر، بر موضوعات مورد بحث تمرکز می کنند، فقط شامل شرکت کنندگان لازم می شوند و تمرکز خود را روی دستيابی به نتایج کارآمد می گذارند. آمادگی و انضباط اهميت حياتی دارند و همچنین کمک می کنند تا جلسات، کاربردی و کار محور شوند. اين مسائل در بخش‌های زير توضيح داده شده اند.
٢ـ پيشنهاداتی برای نشست‌های مؤثر
نياز به هر جلسه (و همۀ جلسات) را ارزيابی کنيد. اهداف و نيازها کدامند و آيا نشست، بهترين راه برای دستيابی به آن‌هاست؟
گزارش جلسات اخير را دوباره بخوانيد. زير نکات مهم تصميم گیری و اقدام، خط بکشيد. ارزش نسبی آنها را در مقايسه با وقتی که رویشان گذاشته شده ارزيابی کنيد. سپس بررسی کنيد که آيا نتيجۀ مورد نظر بدون نشست، يا با يک نشست کوتاه‌تر و مؤثرتر هم بدست خواهد آمد يا خیر؟
در آينده، بعد از بکار بردن شماری از پيشنهادهای زير، زمان صرف شده در هر نشست را ثبت کنيد و بصورت دوره‌ای موقعيت را بازبينی کنيد.
به اينکه چه کسی را دعوت نمائید، فکر کنيد: فقط آنهايی را دعوت کنيد که واقعاً علاقمند هستند. اگر ترديد داريد از شرکت کنندگان احتمالی سؤال کنيد که آيا فکر می کنند حضورشان در نشست ارزشمند خواهد بود، يا به جای آن تمايل دارند نظرات‌شان را کتبی بنويسند و بعداً از نتیجۀ کار با خبر شوند.
اگر اعضاء فقط علاقمند به بعضی از دستور جلسات هستند، ببينيد که آيا می‌توانند فقط در همان قسمت‌های مورد نظر در جلسه حضور یابند؟ اين کار شايد نيازمند ايجاد اصلاحاتی در دستور کار باشد تا موارد را گروه بندی کند.
زمان را رعایت کنيد: جلسه بايد سرساعت شروع شود، در غير اين صورت وقت باارزش کارکنان حاضر تلف خواهد شد. به تأیید همه برسانيد که ازاین پس جلسه سر ساعت مقرر آغاز می شود ــ سپس، به موقع جلسه را شروع کنيد و از کسانی که تأخير می‌کنند توقع عذرخواهی داشته باشيد.
طوری زمان‌بندی کنيد که نشست ها در وقت ناهار يا پايان روز خاتمه يابند. اين خود انگیزه‌ای می‌شود که بموقع تمام شوند. برپايی نشست‌ها نبايد اولين کار صبحگاهی باشد (کارکنان می‌خواهند قبل از حضور، کارهای روزانه‌شان را تنظيم کنند). یا بلافاصله بعد ازناهار هم نباشد. (بعد از ناهار تمرکز پايين است).
يک دستور کار زمان‌بندی شده تدارک ببينيد که نشان دهد کدام موارد باید سریع رسیدگی شوند.
از پیش برنامه ریزی کنید: در صورت امکان سالن را طوری طراحی کنيد که افراد چهرۀ يکديگر را ببينند، مثلاً به شکل دايره يا نيم‌دايره. برای گروه‌های بزرگتر، از شکل يو (U) استفاده کنيد. جایی را انتخاب کنيد که با تعداد افراد گروهتان تناسب داشته باشد. اتاق‌های کوچک با تعداد زيادی شرکت کننده، باعث حس خفگی و ايجاد تنش می شود. يک اتاق بزرگتر راحت‌تر خواهد بود و حضور فردی را تشويق می‌کند ــ اما نه آنقدر بزرگ که جو خشکی ايجاد کند.
از عوامل کمک بصری برای جلب توجه استفاده کنيد (مثل پوستر، نمودار و غيره). يک نسخۀ بزرگ از دستورالعمل جلسه تهيه کنيد تا کارکنان بتوانند به آن مراجعه کنند. برای جمع بندی و تحليل نکات کليدی يا برای بارش فکری و تحليل‌های بعدی، استفاده از وسایل کمکی مثل تخته نمودار و کاغذ یادداشت های کوچک را در نظر داشته باشید.
يک دستور جلسۀ خوب تدوين کنيد: دستور جلسۀ شما بايد شامل يک توصيف خلاصه از اهداف نشست، ليستی از نکاتی که بايد مورد بحث قرار گيرند، لیستی از وقت تعيين شده و اسم شرکت‌کنندگانی که قرار است به هر موضوع بپردازند، باشد. برخی پیشنهادات ديگر به قرار زير است:
- دستور کار را بنويسيد يا تصویب کنيد و نکاتی که می‌توانند بطور مؤثرتر در خارج از جلسه بررسی بشوند، را رد کنيد.
- دستور جلسه را به قدری فشرده کنيد تا نشست در ساعت مقرر خاتمه يابد.
- مهم‌ترين موارد را در ابتدا قرار دهيد چون اگر وقت تمام شود نکات غير مهم می توانند باقی بمانند.
- اولين نکته در دستور جلسه بايد «کارهای ناتمام» باشد تا برای بحث در مورد کارهای قبلی، وقت تلف نشود.
- وقت خود روی تصويب گزارشات دستور جلسۀ قبلی تلف نکنید، مگر آنکه در يک نشستِ رسمیِ هيئت مديره ضروری تلقی شود.
- مفاد دستور جلسه را به حد کافی مشخص سازيد تا شرکت کنندگان بتوانند خود را آماده کنند.
- اسناد توجیهی تنظيم کنيد که همۀ نکات اطلاعاتی را در بر گيرد تا نشست محدود به شفاف سازی و مباحثه شود، نه جمع بندی‌های تکراری.
- اطمینان حاصل کنيد تمام اوراق، به موقع برای کارکنان ارسال می شود. تا آنها بتوانند خود را آماده کنند ــ و تصريح کنيد که کارکنان بايد خود را به خوبی آماده کنند و بيان خود را مختصر و مفيد فرموله کنند.
- وقتی دستور جلسه را می‌فرستيد، زمان، تاريخ و محل نشست را قيد کنيد و همینطور اطلاعات قبلی، که لازم است شرکت کنندگان بدانند تا بحثی آگاهانه در مورد موضوع جلسه داشته باشند.
جدول زير يک الگوی پيشنهادی برای دستور جلسه است:
افتتاح جلسه ــ نکات پيشنهادی:
- همواره به موقع شروع کنيد؛ اين کار به آنها که سروقت می‌آيند احترام می‌گذارد و به آنهايی که دير می‌آيند تذکر می‌دهد که جدول زمانی جدی است.
- به حضار خوشامد بگوئید و به خاطر اينکه وقت گذاشتند، تشکر کنید.
- هدف (های) نشست را بیان کنید.
- در ابتدای هر نشست، دستور جلسه را بازبینی کنید. تا به شرکت کنندگان فرصتی داده باشید تمام مفاد اصلی پيشنهادی را بفهمند، تغييرشان دهند و تصويبشان کنند.
- اگر برای ثبت مکالمات جلسه از ضبط صوت استفاده می‌شود، بايد شرکت کنندگان آگاه باشند که صورتجلسه يا نکات عملی ضبط می شود و اندکی بعد از نشست برای کلیۀ شرکت کنندگان ارسال می شود.
- نقش خود (يا نقش‌هايتان) را در جلسه مشخص کنيد.
- نياز به مختصر و مفيد بودن را تأکید کنيد.
قواعد زیربنایی وضع کنيد: نیازی نیست هر بار که جلسه دارید، دستورالعمل جدید تدوین کنید. اما تدوین یکسری اصول و قواعد کار ساز بوده و می توانند در اغلب نشست‌های شما مورد استفاده قرار گيرند. اين اصول و قواعد، زمينه‌های لازم برای نشستی موفق را مهيا می‌کنند.
همچنین شايد شما برای موارد محرمانه نياز به اصول قواعد زیربنایی داشته باشید.
ليستی ازقواعد زیربنایی اوليه را در دستور کار قرار دهيد. اگر شرکت کنندۀ جديدی داريد که با نشست‌های شما آشنايی ندارد، می‌توانيد هر کدام از قواعد را بازبينی کنيد.
چهار اصل زیربنایی محکم عبارتند از: مشارکت، تمرکز، حفظ حرکت و رسيدن به نتيجه.
تنظيم وقت: يکی از مشکل‌ترين وظايف تسهيل کننده، تنظيم وقت است ــ اينطور بنظر می‌رسد که قبل از به انجام رسيدن کارها، وقت تمام می‌شود. از اين رو بزرگترين چالش، حفظ انگيزه و حفظ روند حرکت است. می توانید از شرکت کنندگان بخواهيد برای کنترل وقت به شما کمک کنند. اگر وقت در نظر گرفته شده در دستور جلسه رو به اتمام است، آن را با گروه مطرح کنيد و برای حل آن از ایشان کمک بخواهيد.
خاتمه دادن به نشست: هميشه نشست را به موقع تمام کنيد و سعی کنيد با يک نکتۀ مثبت خاتمه دهيد.
در خاتمۀ هر نشست، چگونگی تحقق اهداف جلسه و همچنین اقدامات و تکاليف توافق شده را مرور کنید. زمان نشست بعدی را تعيين کنيد و از همۀ افراد بپرسيد که آيا می‌توانند حضور داشته باشند يا خیر؟ (کسب موافقت آنها). تصریح کنید که گزارش جلسه يا اقداماتی که به تصويب رسيده اند، حداکثر ظرف يک هفته به اعضا گزارش می شود (اين کار به ادامۀ حرکت کمک می‌کند).
٣ـ رئیس جلسه
رئیس باید در طول جلسه نظم را حفظ کرده و مطمئن شود که به سرعت و بطور مؤثر، به دستور جلسه پرداخته می‌شود.
وظايف اصلی رئیس به شرح زير است:
- کسب اطمينان ازاينکه دستور جلسه و اوراق مربوطه به موقع فرستاده می شوند
- اصول زیربنایی را روشن و شفاف سازد
- حواسش به وقت جلسه باشد
- مشخص کردن زمان و ماهیت هر یک ازموارد دستور جلسه
- اطمينان از اينکه تمامی اظهارات توسط رئیس، اداره می شوند و اجازۀ صحبت کردن هر بار فقط به يک نفر داده می شود
- حفظ مشارکت در موضوع و کار کردن طبق دستور جلسه به صورت مرتب
- مراقب رفتار باشد تا موجب نارضایتی نشود و چنانچه زمان بیشتری لازم بود، تصمیم گیری کند
- اطمينان از اينکه به هر کسی که قصد همکاری دارد، فرصت داده می شود
- اطمينان از اتخاذ تصميمات لازم در جلسه
- جمع‌بندی روشن از تمامی مفاد (و اتخاذ اقدامات لازم) ــ هم برای دبیر صورتجلسه و هم برای اطمينان از توافق
- اطمينان ازاينکه امکانات پذیرایی (از جمله نياز برای اوقات استراحت، نوشيدنی، غذا وغيره) در نظر گرفته شده است
- اطمينان از اينکه تجهيزات مورد نیاز، کارايی دارند
- تشکر از اعضاء و منشی جلسه برای حضورشان
٤ـ صورتجلسه
در صورت امکان صورتجلسه را به ذکر مجموعی از اقدامات عملی مورد توافق، کاهش دهید. در پايان هر مبحث می توان درمورد این ها به توافق رسید و توسط يک دستيار شخصی نوشته شوند. این روزها در جلسات، اغلب از کامپيوترهای لپ تاپ استفاده می‌شود تا بلافاصله همه چیز ثبت شود.
شايد نیاز باشد سایر نکات مهم توافق نیز ثبت شوند ــ اما اين موارد بايد نادر باشند مثلاً تغيير رویه، استراتژی يا برنامه‌های سازمانی. اين موارد بايد ثبت شوند و برای تمام کارکنان مربوطه توضيح داده شوند، به همان صورت که در برنامه‌ها و سياست‌های اصلی، اصلاحاتی صورت می‌گيرد.
وقت صرف شده برای نشست نيز بايد ثبت شود، تا بتوان جلسه را ارزيابی کرد.
پيشنهادات ديگر برای نوشتن صورتجلسه:
- اطمينان ازاينکه تمامی عناصر مهم يادداشت شده‌اند، مثل نوع نشست، اسم سازمان، تاريخ، زمان و مکان جلسه، اسم رئیس، مباحث اصلی و زمان خاتمه.
اگر اين يک نشست رسمی يا شرکتی باشد، تصويب صورتجلسه های قبلی و کلیۀ قطعنامه‌ها نیز می بایست ضمیمه شوند.
- از قبل، یک طرح کلی را بر اساس دستور کار آماده کنید و جای خالی زیادی برای يادداشت‌ها درنظر بگیرید.
اگر مفاد قبلاً نوشته شده باشند، می‌توانید مستقيماً بدون وقفه سراغ مطالب جدید بروید.
- ليستی از شرکت کنندگان مورد نظر تهيه کنید و وقتی وارد اتاق می شوند، اسامی را چک کنید. يا اينکه می‌توانيد برگه ای را در ميان شرکت کنندگان بگردانيد تا موقع شروع جلسه همه آن را امضا کنند.
- برای اطمينان از اينکه چه کسی چه چیزی گفته، نقشه‌ای از جای صندلی‌ها تهيه کنيد و اطمينان حاصل کنيد که اسم افراد ناآشنا را پرسيده اید.
- در ثبت تک تک نظرات، مرتکب هیچ اشتباهی نشويد.
نمونه شکل صورتجلسه:
٥ـ نشست‌های غير رسمی
در نشست‌های غير رسمی نیز می بایست رویکردی منضبط اتخاذ شود. اگر از شما خواسته شد تا در يک نشست غير رسمی شرکت کنيد، بگذاريد در همان ابتدا ديگران بدانند حداکثر چقدر وقت داريد و می توانید صرف جلسه کنید.
اگر به زمان برگزاری يک نشست غير رسمی نزدیک شده اید، يا برای يک نشست غير رسمی باید به دفتر دیگری مراجعه کنید و زمان کمی دارید، از جا بلند شويد و سرپا بمانید تا نشان دهيد که اين يک نشست کوتاه خواهد بود.
برخی مديران (هر روز صبح) در اطراف قدم می زنند و بطور منظم چند کلمۀ مختصر با کارکنان رد وبدل می کنند. گاهی اوقات به اين کار می‌گويند «مديريت دور گردان» و روش خوبی است تا خود را راجع به اتفاقات، به روز نگه داريد و به همۀ کارکنان فرصتی دهيد تا مشکلات را بیان کنند.
همچنین این کار می‌تواند کمک کند تا طی روز، کارکنان در کار شما وقفه‌های بی شمار ایجاد نکنند.
