فصل بیست و یک کتاب راهنمای «انجمن جهانی حمایت از حیوانات» به مدیریت زمان اختصاص دارد.
استفادۀ مؤثر از زمان می‌تواند به کارکنان کمک کند تا اهداف حمايت از حيوانات را متحقق کنند، و می‌تواند بازدهی کار را بيشتر، و استرس را کمتر کند.
١ـ مقدمه
٢ـ عناصر اصلی در مدیریت مؤثر زمان
٣ـ تحليل مدیریت زمان
الف) دفترچۀ شرح کار روزانه
ب) تشريح نتايج کليدی
٤ـ بالاتر بردن مهارت های مدیریت زمان
الف) ماتريس مدیریت زمان
ب) محول کردن
ج) استفادۀ مؤثر از يک منشی يا دستيار
١ـ مقدمه
استفادۀ مؤثر از وقت برای سازمان‌های مدرن حمايت از حيوانات، با حجم احتمالاً زیاد کار، از اهميت حياتی برخوردار است و می‌تواند به کارکنان کمک کند تا اهداف حمایت از حیوانات را متحقق کنند و می تواند بازدهی کار را بیشتر و استرس را کمتر کند.
« نه تعداد ساعت‌های بکار رفته، بلکه آنچه که در اين ساعت‌ها انجام می‌شود، مورد توجه است» ــ ارل نايتين‌گيل
٢ـ عناصراصلی در مدیریت مؤثر زمان
عناصر اصلی در مدیریت مؤثر زمان شامل موارد زير است:
- تعيين نوع موفقیتی که می‌خواهيد به آن دست يابيد
- تعيين اولويت‌ها و اهداف خاص
- ايجاد يک نظم کاری برای رسيدن به اهداف
- آگاهی از سبک کاری خود، نقاط قوت و ضعف
- آگاهی از سبک کاری کارکنان، نقاط قوت و ضعف شخصیت آنان
- تدوين استراتژی‌های برنامه‌ريزی و تمرکز بر اولويت‌ها
- شناسایی مواردی که موجب اتلاف وقت می شوند و یافتن راه هایی برای مقابله با آنها
شما فقط زمانی می‌توانید از اوقات خود استفاده مفید ببرید که تصوير روشنی در مورد اهداف خود داشته باشيد.
مأمورين آتش‌نشانی کارهای فوری را با کارهای مهم اشتباه می‌گيرند.
زيرکانه‌تر کار کنيد، نه سخت‌تر. اين مسئله بر همه چیز در طی مسير تأثير می‌گذارد.
کار، اغلب دشمنِ دستاورد است و هرگز نبايد با نتیجه اشتباه گرفته شود. اينکه چگونه از وقت استفاده کنيم بدان معنی است که چگونه بر کار کنترل داشته باشيم، نه اينکه کار ما را کنترل کند. در حقيقت مؤثرين راه برای پرداختن به برخی وظايف خاص، شايد عدم انجام آنها باشد (يا حداقل انجام آنها به سريع‌ترين و ساده‌ترين شکل ممکن)!
٣ـ تحليل مدیریت زمان
قبل از تدوين استراتژی‌های تنظيم وقت، بايد به مهارت‌ها (و نقاط ضعف) خودتان پی ببريد. در اینجا دو روش برای انجام اين کار، مورد بحث قرار خواهند گرفت: داشتن دفترچه ای برای شرح کار روزانه و تشريح نتايج کليدی.
الف) دفترچۀ شرح کار روزانه
داشتن یک دفترچه برای شرح کار روزانه در مدتی معین ـ و انجام اين کار برای کنترل دوره‌ای ـ روش خوبی است تا بفهمید چقدر از وقتتان درست استفاده می کنید. اين کار به شما کمک می‌کند تا بدانيد که وقت شما صرف چه چیزهايی می‌شود. چقدر وقت روی اولويت‌ها گذاشته می شود؟ چقدر از کارهایي که برنامه‌ريزی کرده اید، با کارهای خارج از کنترل شما مغایرت دارد؟ چه مقدار از کاری که انجام می‌دهيد، می‌توانست توسط ديگران انجام شود؟ چه مقدار از وقت شما صرف نشست‌ها، تماس‌های تلفنی، پاسخ به ايميل‌ها، جستجو و درج اطلاعات شده است؟ چند بار کار شما در نيمه راه قطع شده است؟ چند بار کاری را شروع می‌کنيد و بدون اتمام آن به کار ديگری می‌پردازيد؟ چند وقت یکبار کارهايی انجام می دهید که معلوم می‌شود بی‌ارزش بوده و يا بدنبال حوادث خود به خودی پيش آمده است؟
وقتی به ارزيابی سبک کارتان می‌پردازيد، این تمرین می تواند به شما یک نقطۀ شروع مفيد نیز ارائه کند. بعضی‌ها به ارتباطات کلامی می‌پردازند و احتمالاً اوقات زيادی را در نشست‌ها يا تماس‌های تلفنی سپری می‌کنند، در حالیکه برخی ديگر ارتباطات نوشتاری را ترجيح می‌دهند، اما وقت بسيار بيشتری را صرف پاسخگويی به ايميل‌ها و مکاتبات می‌کنند. آيا هميشه از مؤثرترين روش‌های تماس استفاده می‌کنيد؟ آيا کار خود را به شکلی منطقی تقسيم‌بندی و سازماندهی می‌کنيد، و آنها را بصورت دوره‌ای در قالب مجموعه ايميل‌ها و پاسخ‌ها جمع‌آوری می‌کنيد و پاسخ می دهید (حتی الامکان با استفاده از پاسخ‌های کوتاه)؟
ب) تشريح نتايج کليدی
يک تمرين مفيد ديگر ليست‌برداری از نتايج کليدی به ترتيب اهميت است (عوامل اصلی موفقيت) و سپس ارزيابی مدت زمانی که روی هر کدام صرف شده است:
| نتایج کلیدی (به ترتیب اهمیت) | وقت صرف شده (1 تا 5 ، 1: بیشترین) |
| 1. | |
| 2. | |
| 3. | |
| 4. | |
| 5. |
اکنون وظايفی که بيشترين وقت را گرفته اند، در جدول قرار دهيد و ارزیابی کنید چقدر اينها در دستیابی به نتايج کليدی شما نقش داشته اند:
| وقت صرف شده (به ترتیب وقت صرف شده) | عوامل دخیل در پیشبرد نتایج کلیدی (از 1 تا 5 ، 1: بیشترین) |
| 1. | |
| 2. | |
| 3. | |
| 4. | |
| 5. |
فکر کنید چگونه می توانید وقت صرف شده روی کارهایی که جهت دستیابی به نتایج کلیدی کارایی ندارند، را کمتر کنید ( از جمله تهدیدها و فرصت های مهم). چگونه می توانید مطمئن شوید وقتِ صرف شده، متناسب با اولویت های نتایج کلیدی تعیین شده است؟
4 ـ بالاتر بردن مهارت های مدیریت زمان
آنچه که برای موفقيت مهم است، را بشناسید و اطمينان حاصل کنيد که این کار با رویکردی فعال و اولويت بندی انجام می شود. وقت خودتان را برای رسيدن به نتايج کليدی اختصاص دهيد.
هرگز نگذاريد امور فوری جای مسائل مهم را بگيرند.
اقدامات اساسی برای بالاتر بردن مهارت های مدیریت زمان:
- برنامه ریزی و تهيۀ ليست های اقدام بر حسب اولويت
- اولويت قائل شويد. (در اين مورد جدی باشيد)
- اصل پارِتو ــ قانون 20ـ80 ــ را بخاطر بسپارید و بر روی آن ٢٠ درصد از کارتان، که ٨٠ درصد از نتايج را به دست می‌دهد تمرکز کنيد. مقدار کاری که روی ٨٠ درصد باقیمانده انجام می دهید، را کاهش دهيد.
- در مورد تعيين اولويت برای صرف منابع (کارکنان، پول، قراردادها و غيره) مذاکره کنيد.
- « نه! » گفتن را بیاموزید.
- در مورد اولويت‌ها و مهلت پايان کارتان، با مدير و همکاران به توافق برسيد.
- آموزش و واگذاری مؤثر کارها
- از منشی و دستيار خود برای کمک استفاده کنيد.
- راهی پیدا کنید تا با سرعت بيشتر و به ميزان کمتر به کارهای روزمره یا کم اهميت‌تر بپردازيد.
- بخاطر داشته باشید خوب به اندازه کافی خوب هست ـ وقت خود را برای کارهای بی اولویت تلف نکنید.
- از وجود کانال‌های ارتباطی مؤثر اطمینان حاصل کنید.
- وقت خود را در نشست‌ها تلف نکنيد. يک استراتژی مؤثر برای گردهمايی‌ها تدوين کنيد. (به فصل «نشست‌های مؤثر» رجوع کنيد).
- تماس‌های تلفنی، ايميل ها و مکاتبات را مدیریت کنید.
- کارهای سريع را بلافاصله به اجرا در آوريد.
- در فواصل معین، استفاده از وقت خود را دوباره بررسی کنید و هر گونه تغييرات لازم را انجام دهيد.
يک روش تميز دادن «مهم» از «فوری» در اینجا (الف)، بیان شده است. بدنبال آن در مورد محول کردن کارها (ب) و استفادۀ مؤثر از منشی (ج) یک توضیح کلی داده می شود.
الف) ماتريس مدیریت زمان
[تو ضیح مترجم : یک اصل معروف جهانی که به شما کمک می کند وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کنید و تمرکز خود را بر امور مهم بگذارید و امور کم اهمیت را دیرتر انجام دهید یا حتی انجامشان ندهید.]ماتريس مدیریت زمان، روش خوبی برای توضيح فرق بین فوری و مهم است ــ که يک مدیریت مؤثر زمان، به این تمایز احتياج دارد.
به نظر می رسد فعالیت های فوری نیاز به اقدام سریع دارند ـ در حالی که اهمیت آنها به نتایج مربوط می شود.
در این ماتریس اگر تمرکز خود بر روی مربع شماره یک معطوف کنید، وسیع تر و وسیع تر می گردد و برشما مسلط می شود.
افرادی که وقت خویش را صرف مربع شماره 3 می کنند، اغلب فکر می کنند که در مربع شماره 1 هستند اما دستاوردهای مهمی ندارند.
افرادی که بطور مؤثر کار می کنند، از مربع های 3 و4 دوری می کنند. چه فوری باشند چه نباشند، زیرا آنها مهم نیستند. همچنین آنها با اختصاص وقت بیشتر به مربع 2، مربع 1 را به اندازه کوچک می کنند. مربع 2 هستۀ مؤثرمدیریت زمان است.
ب) محول کردن
موقع محول کردن وظایف به دیگران این موارد را در نظر داشته باشید:
- آیا حوزه های مسئولیت را واگذار می کنید یا فقط وظایف را ؟
- آیا اختیار تصمیم گیری و استفاده از منابع در راستای مسئولیت را، به دیگران محول می کنید؟
- آیا از نظارت بیش از حد، یا کمتر از حد خودداری می کنید؟
- آیا از فقدان کنترل، اجتناب می کنید؟ ( با محول کردن تدریجی اختیارات بیشتر و استفاده از سیستم های نظارتی مناسب؟)
- آیا کارکنان را برای پذیرش واگذاری امورِ بیشتر، آموزش می دهید یا احساس می کنید اگر خودتان انجام دهید سریع تر کار پیش می رود؟
- آیا با این موارد، سیستماتیک برخورد می کنید:
- آیا کار را تعریف می کنید؟
- راجع به اینکه آیا قابل محول کردن هست یا خیر، تصمیم می گیرید؟
- در مورد آن واضح صحبت می کنید؟
- آیا آموزش می دهید؟
- آیا نظارت و پیگیری می کنید؟
- آیا با اجازه دادن به کارکنان برای انتخاب روش (تعریف نتایج نهایی، نه روش ها)، ازکشتن خلاقیت آنها خودداری می کنید؟
- آیا می توانید از کار کنار بکشید و آن را به اهداف و نظارت بسپارید؟
نقطۀ شروع برای محول کردن مؤثر این است که کارکنان با کفایت و مناسبی را بگمارید که توانایی انجام یک کار خوب و آموزش و پیشرفت را داشته باشند.
کارکنان باید به تدریج آموزش ببینند و پیشرفت کنند. طوری که مهارت ها و صلاحیت های لازم را کسب کنند. سرمایه گذاری روی کارکنان، سرمایه گذاری روی آینده است. اگر چه خیلی وقتگیر خواهد بود اما تنها راه رسیدن به موفقیت واقعی (و رضایت کارکنان) در دراز مدت است.
در سازمان های حمایت از حیوانات، نحوۀ مدیریت میان کارکنان مأموریت ـ محور و کارمندانی که برای سایر انگیزه ها مثل پول، موقعیت اجتماعی، شغل و …کار می کنند، فرقی اساسی دارد. مدیریت کارکنان مأموریت ـ محور، اصولاً مواردی است که مطمئن شویم اهداف شخصی کارکنان با اهداف سازمان هم راستا هستند و آنها مهارت ها و منابع لازم جهت انجام این کار را دارند و همینطور از راهنمایی و حمایتی که در این راه به آنها کمک می کند، برخوردار هستند. بنابراین برقراری ارتباط و به اشتراک گذاشتن اهداف و تعیین وظایف جهت رسیدن به این اهداف، بسیار مهم است.
ج) استفادۀ مؤثر از یک منشی یا دستیار
برای مدیریت بهتر زمان، اگر تا حالا این کار را نکرده اید (و بسیاری از مدیران در این کار کوتاهی می کنند)، می توانید از منشی یا دستیار شخصی خود استفاده کنید.
برای اثر بخشی هر چه بیشتر، دستیار شما باید مسئولیت های شغلی، اولویت ها و سبک کاری مورد نظر شما را بشناسد. به همین ترتیب شما هم باید با نقاط قوت و ضعف، اهداف کاری، نیازهای آموزشی و پیشرفت او آشنا باشید.
نوع وظایفی که یک دستیار شخصی باید قادر به انجامشان باشد، به قرار زیر هستند:
- ترتیب دادن قرار ملاقات ها، سفرها و غیره
- آماده کردن صورتجلسه، مفاد فعالیت ها و غیره
- بایگانی کردن (و سفارش دادن سیستم های بایگانی)
- نوشتن ـ نه فقط تایپ کردن ـ نامه های معمول و پاسخ دادن به آنها
- پیش نویس کردن بسیاری از مکاتبات شما
- تصمیم گیری در مورد اینکه کدام نامه را باید به شما نشان دهد و سپس برای اقدامات لازم به شخص دیگری بسپارد. مجزا کردن نامه هایی که حتی لازم نیست شما ببینید و مرتب کردن بقیه به چند دسته بندی مثلاً:
- نامه هایی که فوراً باید مورد توجه شما قرار بگیرند.
- نامه هایی که شما باید تصمیم بگیرید چه کسی باید به آنها بپردازد.
- برقراری تماس تلفنی برای شما که فقط شامل دادن اطلاعات یا تأیید قرارها است.
- سؤال کردن از تماس گیرندگان در مورد علت تلفن زدنشان، به منظور عکس العمل نشان دادن متناسب با آن، صرفنظر ازاینکه شما دردسترس باشید یا خیر.
- پیگیری پرونده ها برای یادآوری کردن به شما، وقتی که لازم است اقدامی صورت گیرد.
- انجام کارهای زیر به جای شما، وقتی که امکان آن وجود دارد:
- دریافت و جمع آوری اطلاعات
- تدوین گزارشات منظم ماهانه و هفتگی
کارهایی که یک دستیار شخصی نباید انجام دهد، به قرار زیر هستند:
- تایپ مجدد تمام صفحات، به خاطر اینکه شما تصحیحات خود را در کامپیوتر سازماندهی نکرده اید.
- درست کردن قهوه و چای برای تمامی بخش ها؛
- تایپ کردن پاسخ ها به پیام های داخلی، در حالیکه یک یادداشت دست نویس با خط خودتان کافی است.
- تایپ کردن غیرضروری یادداشت های داخلی فوری یا گزارشات مالی، در حالیکه نسخۀ دست نویس اطلاعات خوانا باشد.
- کارهای شخصی، مثل خرید
کارهایی که وقت دستیار شخصیتان را تلف می کنند، عبارتند از:
- مرتب دنبال شماره تلفن گشتن برای شما، بجای نگهداری آنها در یک فهرست برای شما؛
- نوشتن صورتجلسه های طولانی نشست ها، در حالیکه یادداشت نکات اجرایی کفایت می کند.
- تلاش برای خواندن نسخه های دست نویس شما، وقتی که می توانید ازیک کامپیوتر یا ماشین تحریر استفاده کنید.
- قطع مکرر کار شما، به دلیل اینکه کار خودش را برنامه ریزی نکرده است.
