مدیریت زمان

فصل بیست و یک کتاب راهنمای «انجمن جهانی حمایت از حیوانات» به مدیریت زمان اختصاص دارد.

استفادۀ مؤثر از زمان می‌تواند به کارکنان کمک کند تا اهداف حمايت از حيوانات را متحقق کنند، و می‌تواند بازدهی کار را  بيشتر، و استرس را کمتر کند.

١ـ مقدمه

٢ـ عناصر اصلی در  مدیریت مؤثر زمان

٣ـ تحليل مدیریت زمان

      الف) دفترچۀ شرح کار روزانه

      ب) تشريح نتايج کليدی

٤ـ  بالاتر بردن مهارت های مدیریت زمان

      الف) ماتريس مدیریت زمان

      ب) محول کردن

      ج) استفادۀ مؤثر از يک منشی يا دستيار

١ـ مقدمه

استفادۀ مؤثر از وقت برای سازمان‌های مدرن حمايت از حيوانات، با حجم احتمالاً زیاد کار، از اهميت حياتی  برخوردار است و می‌تواند به کارکنان کمک کند تا اهداف حمایت از حیوانات را متحقق کنند و می تواند بازدهی کار را بیشتر و استرس را کمتر کند.

« نه تعداد ساعت‌های بکار رفته، بلکه آنچه که در اين ساعت‌ها انجام می‌شود، مورد توجه است» ــ ارل نايتين‌گيل

٢ـ  عناصراصلی در مدیریت مؤثر زمان

عناصر اصلی در مدیریت مؤثر زمان شامل موارد زير است:

شما فقط زمانی می‌توانید از اوقات خود استفاده مفید ببرید که تصوير روشنی در مورد اهداف خود داشته باشيد.

مأمورين آتش‌نشانی کارهای فوری را با کارهای مهم اشتباه می‌گيرند.

زيرکانه‌تر کار کنيد، نه سخت‌تر. اين مسئله بر همه چیز در طی مسير تأثير می‌گذارد.

کار، اغلب دشمنِ دستاورد است و هرگز نبايد با نتیجه اشتباه گرفته شود. اينکه چگونه از وقت استفاده کنيم بدان معنی است که چگونه بر کار کنترل داشته باشيم، نه اينکه کار ما را کنترل کند. در حقيقت مؤثرين راه برای پرداختن به برخی وظايف خاص، شايد عدم انجام آنها باشد (يا حداقل انجام آنها به سريع‌ترين و ساده‌ترين شکل ممکن)!

٣ـ تحليل مدیریت زمان

قبل از تدوين استراتژی‌های تنظيم وقت، بايد به مهارت‌ها (و نقاط ضعف) خودتان پی ببريد. در اینجا دو روش برای انجام اين کار، مورد بحث قرار خواهند گرفت: داشتن دفترچه ای برای شرح کار روزانه و تشريح نتايج کليدی.

الف) دفترچۀ شرح کار روزانه

داشتن یک دفترچه برای شرح کار روزانه در مدتی معین ـ و انجام اين کار برای کنترل دوره‌ای ـ روش خوبی است تا بفهمید چقدر از وقتتان  درست استفاده می کنید. اين کار به شما کمک می‌کند تا بدانيد که وقت شما صرف چه چیزهايی می‌شود. چقدر وقت روی اولويت‌ها گذاشته می شود؟ چقدر از کارهایي که برنامه‌ريزی کرده اید، با کارهای خارج از کنترل شما مغایرت دارد؟ چه مقدار از کاری که انجام می‌دهيد، می‌توانست توسط ديگران انجام شود؟ چه مقدار از وقت شما صرف نشست‌ها، تماس‌های تلفنی، پاسخ به ايميل‌ها، جستجو و درج اطلاعات شده است؟ چند بار کار شما در نيمه راه قطع شده است؟ چند بار کاری را شروع می‌کنيد و بدون اتمام آن به کار ديگری می‌پردازيد؟ چند وقت یکبار کارهايی انجام می دهید که معلوم می‌شود بی‌ارزش بوده و يا بدنبال حوادث خود به خودی پيش آمده است؟

وقتی به ارزيابی سبک کارتان می‌پردازيد، این تمرین می تواند به شما یک نقطۀ شروع مفيد نیز ارائه کند. بعضی‌ها به ارتباطات کلامی می‌پردازند و احتمالاً اوقات زيادی را در نشست‌ها يا تماس‌های تلفنی سپری می‌کنند، در حالی‌که برخی ديگر ارتباطات نوشتاری را ترجيح می‌دهند، اما وقت بسيار بيشتری را صرف پاسخگويی به ايميل‌ها و مکاتبات می‌کنند. آيا هميشه از مؤثرترين روش‌های تماس استفاده می‌کنيد؟ آيا کار خود را به شکلی منطقی تقسيم‌بندی و سازمان‌دهی می‌کنيد، و آنها را بصورت دوره‌ای در قالب مجموعه ايميل‌ها و پاسخ‌ها جمع‌آوری می‌کنيد و پاسخ می دهید (حتی الامکان با استفاده از پاسخ‌های کوتاه)؟

ب) تشريح نتايج کليدی

يک تمرين مفيد ديگر ليست‌برداری از نتايج کليدی به ترتيب اهميت است (عوامل اصلی موفقيت) و سپس ارزيابی مدت زمانی که روی هر کدام صرف شده است:

  نتایج کلیدی  
(به ترتیب اهمیت)
 وقت صرف شده
 (1 تا 5 ،  1: بیشترین)
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  

اکنون وظايفی که بيشترين وقت را گرفته اند، در جدول قرار دهيد و ارزیابی کنید چقدر اينها در دستیابی به نتايج کليدی شما نقش داشته اند:

  وقت صرف شده
(به ترتیب وقت صرف شده)
  عوامل دخیل در پیشبرد نتایج کلیدی
  (از 1 تا 5 ،  1: بیشترین)
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  

فکر کنید چگونه می توانید وقت صرف شده روی کارهایی که جهت دستیابی به نتایج کلیدی کارایی ندارند، را کمتر کنید ( از جمله تهدیدها و فرصت های مهم). چگونه می توانید مطمئن شوید وقتِ صرف شده، متناسب با اولویت های نتایج کلیدی تعیین شده است؟

4 ـ بالاتر بردن مهارت های مدیریت زمان

آنچه که برای موفقيت مهم است، را بشناسید و اطمينان حاصل کنيد که این کار با رویکردی فعال و اولويت بندی انجام می شود. وقت خودتان را برای رسيدن به نتايج کليدی اختصاص دهيد.

هرگز نگذاريد امور فوری جای مسائل مهم را بگيرند.

اقدامات اساسی برای بالاتر بردن مهارت های مدیریت زمان:

[ توضیح مترجم: این قانون یکی از مفیدترین مفاهیم موجود در مدیریت زمان بوده و حاکی از آن است که 20% از فعالیت های شما، 80% نتیجه در بر خواهد داشت. این قانون توسط ویلفرد پارتو، اقتصاددان ایتالیایی مطرح شد و معمولاً در بیشتر امور زندگی صدق می کند.]

يک روش تميز دادن «مهم» از «فوری» در اینجا (الف)، بیان شده است. بدنبال آن در مورد محول کردن کارها (ب) و استفادۀ مؤثر از منشی  (ج)  یک توضیح کلی داده می شود.

الف) ماتريس مدیریت زمان

[تو ضیح مترجم : یک اصل معروف جهانی که به شما کمک می کند وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کنید و تمرکز خود را بر امور مهم بگذارید و امور کم اهمیت را  دیرتر انجام دهید یا حتی انجامشان ندهید.]

ماتريس مدیریت زمان، روش خوبی برای توضيح فرق بین فوری و مهم است ــ که يک مدیریت مؤثر زمان، به این تمایز احتياج دارد.

 

به نظر می رسد فعالیت های فوری نیاز به اقدام سریع دارند ـ در حالی که اهمیت آنها  به نتایج مربوط می شود.

در این ماتریس اگر تمرکز خود بر روی مربع شماره یک معطوف کنید، وسیع تر و وسیع تر می گردد و برشما مسلط می شود.

افرادی که وقت خویش را صرف مربع شماره 3 می کنند، اغلب فکر می کنند که در مربع شماره 1 هستند اما دستاوردهای مهمی ندارند.

افرادی که بطور مؤثر کار می کنند، از مربع های 3 و4 دوری می کنند. چه فوری باشند چه نباشند، زیرا آنها مهم نیستند. همچنین آنها با اختصاص وقت بیشتر به مربع 2، مربع 1 را به اندازه کوچک می کنند. مربع 2 هستۀ مؤثرمدیریت زمان است.

ب) محول کردن

موقع محول کردن وظایف به دیگران این موارد را در نظر داشته باشید:

نقطۀ شروع برای محول کردن مؤثر این است که کارکنان با کفایت و مناسبی را بگمارید که توانایی انجام یک کار خوب و آموزش و پیشرفت را داشته باشند.

کارکنان باید به تدریج آموزش ببینند و پیشرفت کنند. طوری که مهارت ها و صلاحیت های لازم را کسب کنند. سرمایه گذاری روی کارکنان، سرمایه گذاری روی آینده است. اگر چه خیلی وقتگیر خواهد بود اما تنها راه رسیدن به موفقیت واقعی (و رضایت کارکنان) در دراز مدت است.

 در سازمان های حمایت از حیوانات، نحوۀ مدیریت میان کارکنان مأموریت ـ محور و کارمندانی که برای سایر انگیزه ها مثل پول، موقعیت اجتماعی، شغل و …کار می کنند، فرقی اساسی دارد. مدیریت کارکنان مأموریت ـ محور، اصولاً مواردی است که مطمئن شویم اهداف شخصی کارکنان با اهداف سازمان هم راستا هستند و آنها مهارت ها و منابع لازم جهت انجام این کار را دارند و همینطور از راهنمایی و حمایتی که در این راه به آنها کمک می کند، برخوردار هستند. بنابراین برقراری ارتباط و به اشتراک گذاشتن اهداف و تعیین وظایف جهت رسیدن به این اهداف، بسیار مهم است.

ج) استفادۀ مؤثر از یک منشی یا دستیار

برای مدیریت بهتر زمان، اگر تا حالا این کار را نکرده اید (و بسیاری از مدیران در این کار کوتاهی می کنند)، می توانید از منشی یا دستیار شخصی خود استفاده کنید.

برای اثر بخشی هر چه بیشتر، دستیار شما باید مسئولیت های شغلی، اولویت ها و سبک کاری مورد نظر شما را بشناسد. به همین ترتیب شما هم باید با نقاط قوت و ضعف، اهداف کاری، نیازهای آموزشی و پیشرفت او آشنا باشید.

نوع وظایفی که یک دستیار شخصی باید قادر به انجامشان باشد، به قرار زیر هستند:

کارهایی که یک دستیار شخصی نباید انجام دهد، به قرار زیر هستند:

کارهایی که وقت دستیار شخصیتان را تلف می کنند، عبارتند از:

خروج از نسخه موبایل