فصل هفدهم کتاب راهنمای «انجمن جهانی حمایت از حیوانات» به کتابخانه اختصاص دارد.
وجود کتابخانه يک ضرورت است، نه تشريفات.
برای کارايی بيشتر، وجود منابع اطلاعاتی متناسب و به روز ضروری است.
1 ـ مقدمه
2 ـ منابع اطلاعاتی
الف) کتاب و اطلاعات داخلی
ب) بايگانی فيلم
ج) بايگانی عکس
٣ ـ آرشيو
٤ ـ دسته‌بندی
1 ـ مقدمه
انتقادی که بر خیلی از سازمان‌های حمايت از حيوانات وارد شده، اين است که آنها خیلی زیاد به احساسات می پردازند اما به واقعیت ها کمتر توجه می کنند.
اگر جنبش بخواهد اين وجهۀ منفی را از خود دورکند، بايد به اطلاعات دقیق و متناسب مجهز شود. در حقیقت الان بسياری از سازمان‌ها، کتابخانه و آرشيوهای جامع و مفیدی دارند و حتی انجمن های بزرگتر برای حراست آنها، کتابدارانی متخصص استخدام می‌کنند.
وجود کتابخانه يک ضرورت است نه تشريفات. برای کارآیی بیشتر، وجود منابع اطلاعاتی متناسب و به روز ضروری است.
2 ـ منابع اطلاعاتی
يک سازمان حرفه‌ای تلاش می‌کند منابع اطلاعاتی مربوطه را به شیوه ای که براحتی در دسترس باشد، نگهداری کند. مثل کتاب، گزارش، عکس، فيلم يا حتی حفظ یک مقاله.
الف) کتاب و اطلاعات داخلی
کتاب‌های بسيار مفيد و جالبی در زمينۀ حمايت ازحيوانات وجود دارند که از بسياری از آنها در ديگر فصل‌های اين راهنما استفاده شده است. اين‌ها بايد در کتابخانه نگهداری شوند و برای کارکنان علاقمند و جهت مراجعات آتی در دسترس باشند.
نکته: بسياری از ناشران برای بازبینی، چند نسخۀ رایگان از کتاب را عرضه می‌کنند.
چنانچه سازمان شما نشريه‌ای دارد، يک راه برای اينکه کتاب‌های جديد رایگان تهيه کنيد اين است که برای بازبینی، یک نسخه تقاضا کنيد و راجع به آن در نشریۀ خود نقدی بنویسید.
ديدار از کتابخانه‌های ملی، علمی یا دامپزشکی راه خوبی برای یافتن کتاب‌های مربوطه است.
وب‌سايت آمازون (www.amazon.com) هم نقطۀ شروع خوبی است.
اگرچه تاکنون تحقيقات بسياری در اينترنت انجام شده است، اما کماکان نیاز واقعی به اطلاعات داخلی وجود دارد. سازمان‌های بسياری بطور پيوسته به بررسی محيط فعاليت خود، پایدار نگهداشتن دغدغۀ خویش، توسعۀ سياسی، حرکت مخالفان و کار ديگر سازمان‌های حمايت ازحيوانات می‌پردازند. این منابع اطلاعاتی در صورتی که به نحو مناسب در دسترس قرار بگیرند، می توانند مفید باشند.
مشکلی که می‌تواند بر سر راه سازمان‌هايی که دارای کتابخانه يا نظام اطلاعاتی ثابت هستند، قرار گيرد دسته‌بندی و تنظيم اطلاعات نگهداری شده است. انجام اين کار به جامع ترین شکل ممکن، بسیار وسوسه انگیز است اما گاهی نیز می‌تواند نتيجۀ برعکس بدهد زيرا ممکن است يافتن اطلاعات مربوطه را در ميان انبوه مطالب نامربوط دشوار کند. همچنین ضروری است تا بطور منظم اطلاعات بازبينی شوند و مطالب قدیمی و غير قابل استفاده، از دور خارج شوند.
معضل ديگر اين است که مطمئن شويم کارکنان از وجود اطلاعات مربوطه آگاهی داشته باشند اما نبايد با انبوه اطلاعات در هر زمينه‌ای بمباران شوند. راه های مفيد برای کنار آمدن با این مسئله، شامل خلاصه نویسی(خلاصه کوتاهی در مورد اطلاعات کليدی و جزئياتی راجع به محل کسب اطلاعات کامل) و فهرست های توزیعی هدفمند می باشد.(یعنی برخلاف فهرست های کلی، برای هر موضوع مهم فهرست های توزیعی تهيه شود).
در نهایت، همۀ کتابخانه ها و آرشیوها نیاز به نوعی سیستم امانت دادن مطالب دارند تا از رهگیری و بازگشت آنها مطمئن شوند. همچنین برای کمک به کتابداران و کاربران، وجود یک سیستم مرجع ضروری است.
ب) بايگانی فيلم
علاوه بر کتاب، فيلم را هم می توانید در کتابخانه بايگانی کنيد. برخی از سازمان‌ها خود به تهيۀ فيلم می‌پردازند. چنانچه توليد فيلم برای کار رسانه‌ای لازم باشد، داشتن یک بایگانی برای حفظ فیلم های با کیفیت رسانه ای (بتاکم یا mini DVs) ضروری خواهد بود.
وقتی فيلم‌ها به رسانه‌ای قرض داده می‌شوند، بايد یک دستورالعمل کتبی در مورد شرایط استفاده از آنها، من جمله چگونگی پرداخت حق طبع و نشر (copyright)، همراهشان ضمیمه شده باشد. بعضی از سازمان‌ها فيلم‌های خود را به گونه‌ای تکثير کرده‌اند تا امکان کپی‌برداری از آنها ممکن نباشد.
ج) بايگانی عکس
بسیاری از سازمان‌ها برای رسانه‌ها و نشریات یک بایگانی عکس نیز دارند. امروزه بسياری از عکس‌ها اسکن شده و در هارد کامپيوتر ذخيره می‌شوند. بايگانی عکس بطور ويژه نياز به دسته‌بندی دقيق دارد. لطفاً برای اطلاعات بيشتر به بخش «دسته‌بندی» مراجعه کنيد.
ذخيرۀ عکس ها روی CD هم کار خوبی است تا بتوانيد به سادگی کپی آنها را برای متقاضيان ارسال کنيد. می توان یک بایگانی کلی داشت و همین طور CD های عکس موضوعات مختلف يا کمپين‌ها که برای تحقيقات فردی، شرکت‌ها، دامداری‌ها و … مورد استفاده قرار گيرند.
همچنين می‌توانيد روی وب سایت سازمان، يک مرکز مطبوعاتی ایجاد کنید تا مراجعه کنندگان بتوانند به عکس ها دسترسی داشته باشند و آنها را دانلود کنند.
هنگام ارسال يا در دسترس قرار دادن عکس ها، شرایط «حق طبع و نشر» نيز باید ارائه شوند.
٣ ـ آرشیو
اطلاعات مهم مرتبط با کار مثل استراتژی های مربوطه، برنامه‌های عملياتی، جدول زمانی، تماس‌ها و … نیز بايد در بايگانی ارجاع و نگهداری شوند. برنامه‌ريزی خوب و ثبت سوابق درست، ضروری می باشد.
محتوای بايگانی بايد به راحتی قابل دسترس باشد. يک سیستم درست از فهرست نویسی فایل ها می‌تواند به اين امر کمک کند. يک جنبۀ مهم ديگر، چیدمان ظاهری بايگانی است. دردسترس گذاشتن مطالب نياز به فضای کافی دارد. اطلاعاتی که در بایگانی بیشتر مورد استفاده قرار می‌گيرند، بايد جلوی دست باشند زيرا اگر محل نامناسبی انبار شوند کارکنان پر مشغله تمايلی به استفادۀ مجدد از آنها را ندارند!
بايگانی نیاز به بررسی مرتب دارد و باید اطلاعات غير قابل استفاده دور ریخته شوند. ولی بعضی اطلاعات خاص بايد برای حداقل مدت زمان قانونی نگهداری شوند. به عنوان مثال می‌توان به برخی اطلاعات مربوط به حساب‌ها، ماليات‌ها و اسناد امور خيريه اشاره کرد.
اطلاعات تاريخی، مثل اساسنامه و/ يا اطلاعات مربوط به اولين جلسۀ اعضای سازمان بايد برای هميشه حفظ شوند.
4 ـ دسته‌بندی
دسته‌بندی، فرایندی برای دیدن تمامی منابع اطلاعاتی موجود و سپس يافتن روشی منطقی برای طبقه‌بندی اطلاعات است. اين يک فعاليت عملی است و چنانچه انجام شود می‌تواند ثابت کند هنگام جستجوی اطلاعات، در صرفه‌جويی زمان بسیار مفید است.
نوع دسته بندی، بستگی به کار و اطلاعات مورد نیاز هر سازمان دارد. برای مثال سازمانی که فقط با مسائل حيوانات خانگی سر و کار دارد ممکن است تشخیص دهد طبقه‌بندی منابع بر اساس فعاليت‌ها روشی مفيدتر محسوب شود، مثل ادارۀ پناهگاه، يافتن خانه‌ای جديد برای حيوانات، شيوه‌های خدمات دامپزشکی، برنامه‌های آموزشی، برپايی کمپين‌ها و غيره. دومین دسته‌بندی اصلی ديگر می‌تواند مسائل سازمانی باشد مثل ادارۀ امور مالی، استراتژی، برنامه‌ريزی، جمع‌آوری کمک مالی و غيره. اطلاعات مرتبط به کار نیز بايد دسته‌بندی و بايگانی شوند از قبيل دستورالعمل اداری، فرآيندهای عملياتی، جلسات هيئت مديره، مسائل امنيتی و بهداشتی و غيره.
موضوع اصلی این است که دسته‌بندی ها را مطابق با نيازهای خاص خود طراحی کنید و کاری کنید که مطالب به راحتی در دسترس باشند و يافتنشان آسان باشد.
